Bất cứ khi nào mình gặp người mới quen nào, cuộc trò chuyện luôn hướng đến câu hỏi: “Bạn làm nghề gì?”. Và khi mình trả lời “Em làm nghề event – tổ chức sự kiện” thì câu chuyện kéo dài hơn bởi mỗi người đều có cách nhìn nhận riêng của họ cũng như có nhiều quan niệm sai lầm về công việc này.
Hầu hết mọi người đều nghĩ nghề event là công việc quá dễ dàng
Đây có lẽ là lầm tưởng phổ biến nhất mà mình từng gặp và khiến mình khó chịu nhất. Bởi điều đó có vẻ là xem thường các đồng nghiệp mà mình từng làm việc cùng, những người đã đổ mồ hôi, nước mắt và cả máu để giúp các sự kiện thành công.
Tuy nhiên, mình cũng được an ủi vì tin đồn này dễ dàng bị xua tan vì ngay khi ai đó bắt đầu lên kế hoạch cho một sự kiện nhỏ nhỏ thôi như đám tiệc tại nhà thì họ sẽ nhanh chóng nhận ra rằng nó thực sự khó khăn như thế nào với tỷ tỷ nhiệm vụ khác nhau, chứ chưa nói đến các sự kiện lớn với hàng trăm, hàng ngàn người tham dự.
Điều khiến mọi việc trở nên khó khăn hơn là cần có khả năng tập trung và thực hiện từng nhiệm vụ với tiêu chuẩn cao, đáp ứng đúng thời hạn mà không mắc phải bất cứ sai sót nào dù là nhỏ nhất. Chưa kể có những tình huống bất ngờ khiến không kịp trở tay. Chẳng hạn như ổ cứng laptop bị lỗi lúc 3 giờ sáng và toàn bộ tài liệu cho buổi hội thảo 150 khách tham dự vào ngày hôm đó mất bỗng dưng mất sạch. Ngoài việc cầu cầu cứu IT thì chỉ còn nghĩ đến việc tìm kiếm công việc mới mà thôi.
“Nếu đang có kế hoạch theo đuổi nghề event, bạn nên tiếp cận công việc này với sự hiểu biết và kỳ vọng đúng đắn.”
Có thể lên kế hoạch cho một sự kiện trong vòng vài ngày hoặc một tuần
Quan điểm này đúng nhưng chỉ đúng một nửa. Chắc chắn, tụi mình có thể lên kế hoạch cho sự kiện nào đó trong một tuần và trước đây mình cũng đã làm như vậy khi khách hàng có thời hạn gấp rút. Nhưng đó là bất đắc dĩ và tụi mình cũng không muốn như vậy vì đây không phải là cách làm nghề event tử tế. Thế nên, nếu bạn nghĩ rằng có thể lên kế hoạch sự kiện chỉ trong vài ngày, hãy đặt câu hỏi về chất lượng nhé.
Tổ chức sự kiện là nghề dự tiệc
Ước gì được như vậy nhỉ. Mặc dù cũng có mặt trong sự kiện thật đấy nhưng điều đó không có nghĩa là mình được ngồi bắt chéo chân sang chảnh và đàm đạo cùng khách mời. Chạy tới chạy lui có cờ ấy chứ.
Có rất nhiều thứ liên quan đến việc lên kế hoạch cho một sự kiện từ các cuộc họp với khách hàng và nhà cung cấp đến việc trao đổi với báo chí, truyền thông… Tụi mình phải đảm bảo rằng tất cả các kế hoạch trên giấy đó diễn ra suôn sẻ trong thực tế. Trong khi sự kiện đang diễn ra, mình vẫn phải theo sát và ghi chú mọi thứ để xem có thể làm gì khác đi trong sự kiện tiếp theo hay không. Trong khi mọi người đang tận hưởng không khí vui vẻ thì tụi mình lo lắng về mọi thứ, từ việc có chuẩn bị đủ đồ ăn thức uống cho đến việc nhạc quá to hay không đủ lớn hay không. Nói thật lòng là tụi mình đang đếm ngược từng phút sự kiện mau kết thúc để có thể tạm thời thở phào nhẹ nhõm.
Nghề event chỉ dành cho người hướng ngoại
Đúng vậy, mặc dù người hướng ngoại chiếm phần lớn trong số những người tổ chức sự kiện, nhưng điều này không có nghĩa là không có chỗ cho người hướng nội nói chung.
Mình cũng là một người hướng nội khó tính, tuy nhiên mình vẫn có khả năng lên kế hoạch cho hàng trăm sự kiện trong suốt thời gian vừa qua. Người hướng nội cũng có những thế mạnh riêng để giúp một sự kiện thành công, trong đó món quà lớn nhất là khả năng sáng tạo có sức mạnh biến đổi bối cảnh sự kiện, trở thành xu hướng mới trong ngành mà những người khác có thể học theo.
Việc lập kế hoạch cho mỗi sự kiện đều giống nhau
Đa phần mọi người đều cho rằng nếu là người tổ chức sự kiện thì mình có thể lên kế hoạch tổ chức đám cưới, sinh nhật, thôi nôi, ra mắt sản phẩm, triển lãm, hội nghị các kiểu. Nhưng đáng tiếc là không. Chẳng hạn, nếu nói về tổ chức các sự kiện âm nhạc tổ chức ngoài trời thì tụi mình có thể có nhiều kinh nghiệm nhưng nói về tổ chức đám cưới thì chắc là không biết phải bắt đầu từ đâu. Mỗi sự kiện có những yêu cầu và đặc điểm khác nhau. Đó là một trong những lí do tại sao người làm tổ chức sự kiện chỉ chuyên về một khía cạnh riêng. Điều này giúp tụi mình hiểu rõ hơn về các chi tiết cụ thể và tạo ra những kết nối cần thiết để sự kiện được tổ chức một cách chỉn chu, ấn tượng.
Theo các bộ phim nổi tiếng và truyền hình thực tế, tổ chức sự kiện là một công việc thú vị và hấp dẫn, từ được đến các không gian sang trọng đến việc gặp gỡ và kết nối với các idol nổi tiếng cùng các nhân vật tiếng tăm. Nhưng thực tế, có rất nhiều điều liên quan đến việc tổ chức sự kiện mà nhiều người không nhìn thấy được dẫn đến những lầm tưởng phổ biến.
Những quan niệm sai lầm lớn nhất về nghề event mà bạn đã gặp phải là gì? Bạn có đồng ý với những điều đã được nhắc đến trên đây không? Hãy chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận nhé.
Huỳnh Trâm