KPI được triển khai ở hầu hết các doanh nghiệp như một phần tất yếu của hoạt động đánh giá hiệu quả. Thế nhưng, khi kết quả công việc không đạt kỳ vọng, nhiều người rơi vào trạng thái bối rối, lo ngại và thậm chí nghi ngờ chính mình. Tình huống không đạt KPI thường kéo theo hàng loạt câu hỏi về trách nhiệm, quyền lợi và hướng đi tiếp theo.
Không đạt KPI là gì
Không đạt KPI là trạng thái kết quả thực hiện công việc chưa đáp ứng các chỉ tiêu đã được doanh nghiệp thiết lập cho cá nhân, nhóm hoặc bộ phận trong một khoảng thời gian nhất định. KPI được xây dựng nhằm đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu, hỗ trợ quản lý theo dõi hiệu quả và phân bổ nguồn lực, thay vì chỉ dựa vào đánh giá cảm tính. Do đó, việc không đạt KPI phản ánh khoảng cách giữa mục tiêu đặt ra và kết quả thực tế, chứ không mặc định đồng nghĩa với năng lực yếu kém hay thái độ làm việc thiếu nghiêm túc.
KPI là công cụ quản trị, không phải thước đo giá trị cá nhân.
Trên thực tế, kết quả KPI chịu tác động từ nhiều yếu tố như cách thiết kế chỉ tiêu, điều kiện triển khai, mức độ hỗ trợ từ tổ chức hoặc biến động khách quan. Khi nhìn nhận đúng bản chất, cả người lao động lẫn nhà quản lý sẽ tránh được việc quy chụp cá nhân, đồng thời coi KPI là công cụ quản trị cần được xem xét, điều chỉnh cho phù hợp với bối cảnh, thay vì xem đó là thước đo tuyệt đối cho giá trị con người.
Nguyên nhân dẫn đến không đạt KPI
Không đạt KPI thường xuất phát từ nhiều nhóm nguyên nhân khác nhau, bao gồm cả yếu tố cá nhân, yếu tố từ doanh nghiệp và các tác động bên ngoài. Ở góc độ cá nhân, nguyên nhân phổ biến nằm ở kỹ năng chuyên môn chưa đáp ứng yêu cầu công việc, phương pháp làm việc chưa tối ưu hoặc khả năng quản lý thời gian và sắp xếp thứ tự ưu tiên còn hạn chế. Khi khối lượng nhiệm vụ tăng nhưng cách triển khai không thay đổi, hiệu quả công việc dễ suy giảm dù mức độ nỗ lực vẫn cao. Ngoài ra, động lực làm việc và mức độ gắn kết cũng ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng duy trì hiệu suất ổn định theo KPI.
Từ phía doanh nghiệp, nhiều trường hợp không đạt KPI bắt nguồn từ cách xây dựng chỉ tiêu chưa hợp lý. KPI có thể thiếu rõ ràng, đặt mục tiêu quá cao so với nguồn lực thực tế, hoặc thiếu nhất quán giữa các kỳ đánh giá. Việc không đi kèm đào tạo, hướng dẫn hoặc công cụ hỗ trợ cũng khiến người lao động gặp khó khăn khi triển khai công việc theo kỳ vọng.
Bên cạnh đó, các yếu tố khách quan như biến động thị trường, thay đổi nhu cầu khách hàng, giới hạn ngân sách hoặc nhân sự cũng có thể khiến kết quả KPI không phản ánh đúng nỗ lực và khả năng thực tế của người thực hiện.
Không đạt KPI có phải lỗi của người lao động không
Không đạt KPI không đồng nghĩa với việc người lao động đã làm sai hoặc thiếu trách nhiệm. Trên thực tế, kết quả KPI chịu ảnh hưởng từ cả nỗ lực cá nhân lẫn cách tổ chức xây dựng và vận hành hệ thống đánh giá. Người lao động có thể không đạt KPI dù vẫn hoàn thành đầy đủ nhiệm vụ được giao, tuân thủ quy trình và duy trì thái độ làm việc nghiêm túc. Trong những trường hợp này, nguyên nhân thường nằm ở mục tiêu chưa phù hợp, điều kiện triển khai hạn chế hoặc thiếu sự hỗ trợ cần thiết từ phía quản lý.
Bên cạnh đó, ranh giới giữa trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm quản lý cần được nhìn nhận rõ ràng. KPI là công cụ quản trị chung, không phải thước đo duy nhất để đánh giá giá trị hay năng lực của một cá nhân. Khi đánh đồng việc không đạt KPI với lỗi của người lao động, doanh nghiệp dễ bỏ qua các vấn đề hệ thống và tạo ra tâm lý áp lực không cần thiết, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất và sự gắn kết lâu dài.
Nếu bạn là nhân viên
Khi rơi vào tình trạng không đạt KPI, điều quan trọng trước tiên là giữ thái độ bình tĩnh và nhìn nhận vấn đề một cách khách quan. Người lao động nên tự rà soát lại cách làm việc của bản thân, từ kỹ năng chuyên môn, phương pháp triển khai công việc đến cách phân bổ thời gian và ưu tiên nhiệm vụ. Việc đánh giá trung thực giúp xác định rõ đâu là điểm còn hạn chế và đâu là yếu tố nằm ngoài khả năng kiểm soát cá nhân.
Sau bước tự nhìn nhận, trao đổi thẳng thắn với cấp trên là hành động cần thiết. Cuộc trao đổi nên tập trung vào việc thừa nhận trách nhiệm trong phạm vi cá nhân, trình bày khó khăn thực tế và tránh đổ lỗi. Trên cơ sở đó, người lao động có thể chủ động đề xuất các giải pháp cải thiện như xin tham gia đào tạo bổ sung, điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp hơn hoặc thay đổi cách triển khai công việc để nâng cao hiệu quả.
Bên cạnh nỗ lực cải thiện hiệu suất, người lao động cũng cần hiểu rõ quyền lợi của mình. Doanh nghiệp không được tự ý cắt giảm lương cơ bản chỉ vì kết quả KPI không đạt. Việc nắm rõ các điều khoản trong hợp đồng và quy chế nội bộ giúp người lao động vừa chủ động cải thiện công việc, vừa bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bản thân trong quá trình làm việc.
Không đạt KPI có thể dẫn đến điều gì
Không đạt KPI có thể mang lại nhiều hệ quả khác nhau, tùy thuộc vào cách doanh nghiệp và cá nhân nhìn nhận vấn đề. Ở chiều tích cực, đây có thể là cơ hội để người lao động và nhà quản lý cùng rà soát lại mục tiêu, phương pháp làm việc và mức độ hỗ trợ, từ đó cải thiện hiệu suất và năng lực chuyên môn theo hướng phù hợp hơn. Nhiều trường hợp, việc điều chỉnh KPI hoặc bổ sung đào tạo giúp kết quả công việc được cải thiện rõ rệt ở các kỳ đánh giá sau.
Ngược lại, nếu không đạt KPI kéo dài và không có giải pháp điều chỉnh, người lao động có thể đối mặt với nguy cơ bị giảm các khoản thu nhập gắn với hiệu suất hoặc bị xem xét thay đổi vị trí công việc. Áp lực liên tục cũng dễ gây ảnh hưởng tâm lý, làm giảm động lực và sự gắn kết. Vì vậy, việc chủ động đối mặt và trao đổi sớm thường giúp hạn chế các hệ quả tiêu cực về sau.
Nếu bạn là nhà quản lý
Khi nhân viên không đạt KPI, vai trò của nhà quản lý là xem xét vấn đề ở góc độ hệ thống thay vì chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng. Trước hết, cần đánh giá lại KPI đã đặt ra có thực tế và phù hợp với năng lực đội ngũ hay không, đồng thời đối chiếu với nguồn lực, công cụ và bối cảnh triển khai. Một KPI thiếu rõ ràng hoặc quá cao so với điều kiện thực tế dễ dẫn đến kết quả không như kỳ vọng, dù nhân viên đã nỗ lực.
Bên cạnh đó, nhà quản lý cần xác định mức độ hỗ trợ mà tổ chức đã cung cấp. Đào tạo, hướng dẫn và phản hồi kịp thời giúp nhân viên hiểu đúng yêu cầu và cải thiện cách làm việc. Việc tạo ra môi trường trao đổi cởi mở cũng giúp phát hiện sớm khó khăn, từ đó điều chỉnh mục tiêu hoặc phương pháp trước khi kết quả xấu kéo dài. Cách tiếp cận này không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn góp phần duy trì sự gắn kết và ổn định của đội ngũ.
Quyền lợi người lao động khi không đạt KPI
Khi không đạt KPI, người lao động vẫn có những quyền lợi nhất định cần được tôn trọng theo thỏa thuận lao động và quy định pháp luật. Trước hết, doanh nghiệp không được tự ý cắt giảm lương cơ bản chỉ dựa trên kết quả KPI, trừ khi có căn cứ hợp pháp và được quy định rõ trong hợp đồng hoặc quy chế đã công bố. Các khoản thu nhập gắn với KPI, như thưởng hiệu suất hay phụ cấp theo kết quả, cần được phân biệt rõ với tiền lương cố định để tránh nhầm lẫn trong quá trình áp dụng.
Bên cạnh đó, người lao động có quyền được biết rõ cách xây dựng, đo lường và đánh giá KPI, cũng như quyền trao đổi, phản hồi khi cho rằng chỉ tiêu chưa phù hợp. Việc rà soát kỹ hợp đồng lao động, thỏa thuận KPI và quy chế nội bộ giúp người lao động hiểu đúng phạm vi quyền lợi của mình. Khi nắm rõ các quy định này, người lao động vừa có cơ sở bảo vệ quyền lợi hợp pháp, vừa chủ động hơn trong việc cải thiện kết quả công việc.
Hậu quả pháp lý nếu doanh nghiệp trừ lương vì không đạt KPI
Việc doanh nghiệp trừ lương người lao động chỉ vì không đạt KPI có thể phát sinh hậu quả pháp lý đáng kể nếu không đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật. Về nguyên tắc, khấu trừ tiền lương chỉ được thực hiện trong những trường hợp cụ thể và có căn cứ rõ ràng, chẳng hạn bồi thường thiệt hại vật chất do người lao động gây ra, đồng thời phải tuân thủ giới hạn khấu trừ theo luật. Không đạt KPI là vấn đề đánh giá hiệu suất, không phải cơ sở trực tiếp để cắt giảm lương cơ bản.
Khi doanh nghiệp tự ý trừ lương trái quy định, hành vi này có thể bị xử phạt hành chính và buộc hoàn trả đầy đủ số tiền đã khấu trừ sai cho người lao động. Ngoài ra, việc áp dụng biện pháp xử lý không đúng còn làm gia tăng nguy cơ tranh chấp lao động, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và làm suy giảm niềm tin của đội ngũ nhân sự trong dài hạn.
Khi nào không đạt KPI là tín hiệu cần thay đổi công việc
Không đạt KPI đôi khi không chỉ phản ánh vấn đề về hiệu suất, mà còn là dấu hiệu cho thấy mức độ phù hợp giữa cá nhân và công việc đang giảm dần. Nếu KPI liên tục không đạt dù người lao động đã nỗ lực điều chỉnh phương pháp làm việc, nâng cao kỹ năng và trao đổi với cấp trên, cần xem xét khả năng mục tiêu không phù hợp với năng lực dài hạn hoặc vai trò hiện tại. Bên cạnh đó, KPI thiếu thực tế, thay đổi liên tục hoặc không đi kèm hỗ trợ cần thiết cũng khiến việc cải thiện kết quả trở nên khó khăn.
Trong những trường hợp môi trường làm việc tạo áp lực kéo dài, thiếu cơ hội phát triển hoặc không ghi nhận nỗ lực, việc đánh giá lại định hướng nghề nghiệp là cần thiết. Khi đó, thay đổi công việc có thể mở ra cơ hội phù hợp hơn với năng lực và mục tiêu cá nhân.
Tổng hợp lại, KPI là công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả, không phải thước đo duy nhất để đánh giá con người. Khi rơi vào tình trạng không đạt KPI, điều quan trọng là nhìn nhận đúng nguyên nhân, trao đổi rõ ràng và lựa chọn hướng xử lý phù hợp thay vì tự tạo áp lực hoặc bỏ cuộc. Người lao động cần chủ động cải thiện năng lực và nắm chắc quyền lợi của mình, trong khi doanh nghiệp và quản lý cần xây dựng KPI hợp lý, minh bạch và có cơ chế hỗ trợ. Cách tiếp cận cân bằng sẽ giúp cả hai phía duy trì hiệu suất và mối quan hệ lao động hài hòa.
Trí Nhân