Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng ưu tiên năng lực thực tế hơn bằng cấp, OJT xuất hiện như một lối tắt giúp người học nhanh chóng bắt nhịp với công việc thật. Vậy OJT là gì mà được nhiều công ty và sinh viên lựa chọn đến vậy? Nếu bạn đang tò mò về vấn đề này và liệu nó có phù hợp với bạn hay không, hãy tiếp tục đọc để khám phá nhé.
OJT là gì?
OJT là viết tắt của On-the-Job Training, thường được hiểu là đào tạo tại nơi làm việc.
Đây là phương pháp đào tạo trong đó người lao động được hướng dẫn trực tiếp ngay trong quá trình thực hiện công việc thực tế, thay vì học tập thông qua các khóa đào tạo lý thuyết độc lập hoặc các buổi học mang tính mô phỏng.
Một ví dụ điển hình của OJT có thể thấy trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng. Khi một nhân viên mới gia nhập bộ phận này, họ được đồng nghiệp lâu năm hướng dẫn trực tiếp cách sử dụng phần mềm CRM tại văn phòng.
Quá trình đào tạo diễn ra thông qua việc thao tác thực tế trên hệ thống, kết hợp giải thích từng bước xử lý thông tin khách hàng. Người hướng dẫn theo sát, điều chỉnh và giải đáp thắc mắc ngay trong quá trình làm việc.
Nhờ hình thức này, nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt quy trình, giảm sai sót và sớm đáp ứng yêu cầu của vị trí, đồng thời hiểu rõ cách phối hợp với các bộ phận liên quan.
Các hình thức On-the-job Training (OJT)
OJT thường được chia thành 2 nhóm chính, bao gồm 4 loại cơ bản, dựa trên cách tổ chức và phương thức triển khai đào tạo.
Nhóm OJT theo mức độ cấu trúc
Nhóm này tập trung vào việc OJT có được xây dựng theo kế hoạch rõ ràng hay không, bao gồm:
OJT có cấu trúc (Structured OJT)
Đây là hình thức đào tạo OJT được thiết kế bài bản, có lộ trình và mục tiêu cụ thể. Nhân viên sẽ được thực hành theo từng bước đã được xây dựng sẵn, kèm theo danh sách công việc cần hoàn thành, người hướng dẫn phụ trách từng giai đoạn và kết quả đào tạo mong đợi.
Thông thường, chương trình này có sự giám sát của bộ phận quản lý đào tạo và có thể yêu cầu nhân viên ký cam kết để đảm bảo hoàn thành đầy đủ quá trình học tập.
OJT không có cấu trúc (Unstructured OJT)
Với hình thức này, doanh nghiệp không xây dựng kế hoạch đào tạo chi tiết. Nhân viên sẽ học việc trực tiếp thông qua quan sát và làm việc cùng một người có kinh nghiệm trong khoảng thời gian ngắn, từ vài ngày đến vài tuần.
OJT không cấu trúc thường phù hợp với các công việc đơn giản hoặc dành cho những nhân sự đã có nền tảng kinh nghiệm nhất định, nên không đòi hỏi quy trình đào tạo quá chặt chẽ.
Nhóm OJT theo hình thức kết hợp
Nhóm này phân loại OJT dựa trên việc có kết hợp với các phương pháp đào tạo khác hay không, gồm:
OJT độc lập (Standalone OJT)
Đây là hình thức đào tạo chỉ tập trung vào OJT mà không tích hợp thêm bất kỳ phương pháp học tập nào khác. Nhân viên học bằng cách quan sát, thực hành trực tiếp và dần đảm nhiệm công việc ở mức độ hoàn chỉnh.
Hình thức này thường áp dụng cho những vị trí không quá phức tạp hoặc dành cho nhân sự đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan.
OJT kết hợp (Blended Learning OJT)
OJT kết hợp là mô hình đào tạo đa dạng, kết hợp giữa thực hành tại nơi làm việc với các hình thức học khác như tài liệu hướng dẫn, video đào tạo, khóa học trực tuyến, lớp học chuyên môn hoặc sự kiện ngành.
Nhờ sự linh hoạt này, Blended Learning OJT đặc biệt hiệu quả với các vị trí yêu cầu nhiều kỹ năng chuyên sâu, quy trình phức tạp hoặc những doanh nghiệp có hệ thống vận hành và tiêu chuẩn rõ ràng mà nhân viên cần nắm vững.
6 bước triển on job training OJT hiệu quả
Để OJT thực sự mang lại hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai theo một quy trình bài bản thay vì đào tạo “truyền miệng”. Dưới đây là 6 bước quan trọng giúp triển khai OJT hiệu quả và bền vững.
Bước 1: Xác định mục tiêu đào tạo rõ ràng
Trước khi bắt đầu OJT, doanh nghiệp cần xác định cụ thể:
- Nhân viên cần đạt được kỹ năng hoặc năng lực gì sau đào tạo
- Thời gian cần thiết để hoàn thành OJT
- Tiêu chí đánh giá kết quả
Mục tiêu càng rõ ràng thì nội dung đào tạo càng sát với công việc thực tế, tránh tình trạng đào tạo lan man hoặc không đo lường được hiệu quả.
Bước 2: Phân tích công việc và xây dựng nội dung OJT
Doanh nghiệp cần phân tích chi tiết từng vị trí công việc, từ đó:
- Xác định các nhiệm vụ chính và phụ
- Chia nhỏ công việc thành từng bước dễ học, dễ thực hành
- Xác định kiến thức, kỹ năng và thái độ cần có
Dựa trên phân tích này, doanh nghiệp xây dựng khung nội dung OJT, đảm bảo nhân viên được học đúng – đủ – trúng với yêu cầu công việc.
Bước 3: Lựa chọn người hướng dẫn phù hợp
Người hướng dẫn (mentor/trainer) đóng vai trò then chốt trong OJT. Một người hướng dẫn hiệu quả không chỉ giỏi chuyên môn mà còn cần:
- Có kinh nghiệm thực tế vững vàng
- Kỹ năng truyền đạt, hướng dẫn rõ ràng
- Tinh thần hỗ trợ và sẵn sàng phản hồi
Việc lựa chọn đúng người hướng dẫn giúp quá trình OJT diễn ra suôn sẻ và tạo động lực cho nhân viên học hỏi.
Bước 4: Triển khai đào tạo theo phương châm “Quan sát – Thực hành – Phản hồi”
Trong quá trình OJT, doanh nghiệp nên áp dụng quy trình:
Quan sát: Nhân viên theo dõi người hướng dẫn thực hiện công việc
Thực hành: Nhân viên trực tiếp làm việc dưới sự giám sát
Phản hồi: Người hướng dẫn nhận xét, chỉnh sửa và giải thích
Cách tiếp cận này giúp nhân viên học nhanh, nhớ lâu và hạn chế sai sót trong quá trình làm việc.
Bước 5: Theo dõi và đánh giá tiến độ đào tạo
OJT cần được theo dõi thường xuyên thông qua:
- Check-list kỹ năng đã hoàn thành
- Đánh giá định kỳ theo từng giai đoạn
- Ghi nhận khó khăn, vướng mắc của nhân viên
Việc đánh giá liên tục giúp doanh nghiệp kịp thời điều chỉnh nội dung đào tạo, đồng thời đảm bảo nhân viên đang đi đúng hướng.
Bước 6: Tổng kết, đánh giá kết quả và cải tiến chương trình
Sau khi kết thúc OJT, doanh nghiệp cần:
- Đánh giá mức độ đạt mục tiêu ban đầu
- Thu thập phản hồi từ nhân viên và người hướng dẫn
- Xác định điểm mạnh, điểm cần cải thiện của chương trình
Dựa trên kết quả này, doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình OJT cho các khóa đào tạo tiếp theo, nâng cao chất lượng đào tạo lâu dài.
Lợi ích của OJT đối với doanh nghiệp và người lao động
OJT mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Trước hết, phương pháp này giúp rút ngắn thời gian đào tạo, giảm chi phí tổ chức các khóa học bên ngoài và nhanh chóng đưa nhân viên vào guồng công việc. Việc đào tạo gắn liền với thực tế cũng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro sai lệch giữa kiến thức học được và yêu cầu công việc.
Đối với người lao động, OJT hỗ trợ nâng cao kỹ năng chuyên môn thông qua trải nghiệm trực tiếp, từ đó cải thiện năng suất và khả năng xử lý tình huống. Việc học ngay tại nơi làm việc giúp người học tự tin hơn khi đảm nhận nhiệm vụ và nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc.
Ngoài ra, OJT có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ dịch vụ, kỹ thuật đến công nghệ, giúp phương pháp này trở nên linh hoạt và dễ triển khai trong nhiều loại hình doanh nghiệp.
Hạn chế của on job training OJT là gì?
Bên cạnh những lợi ích rõ rệt, OJT cũng tồn tại không ít hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi áp dụng đại trà. Vậy hạn chế của On job training là gì và làm thế nào để giảm thiểu rủi ro?
Trước hết, hiệu quả của OJT phụ thuộc rất lớn vào người hướng dẫn, bởi nếu người này thiếu kỹ năng truyền đạt hoặc chưa có phương pháp đào tạo phù hợp, nhân viên mới dễ tiếp thu sai cách làm và hình thành thói quen làm việc không tối ưu.
Bên cạnh đó, nhiều chương trình OJT được triển khai mà không có lộ trình hay tài liệu chuẩn, khiến quá trình đào tạo thiếu tính hệ thống, dẫn đến sự chênh lệch về chất lượng giữa các nhân viên được đào tạo.
Không chỉ vậy, OJT còn có thể làm giảm năng suất trong ngắn hạn do người hướng dẫn phải phân tán thời gian cho việc kèm cặp, trong khi nhân viên mới chưa thể làm việc độc lập. Việc học trực tiếp trên công việc thật cũng tiềm ẩn rủi ro sai sót, có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc thậm chí gây mất an toàn lao động đối với một số ngành nghề đặc thù.
Ngoài ra, với những vị trí yêu cầu kiến thức chuyên sâu hoặc kỹ năng phức tạp, OJT đơn thuần thường không đủ, khiến nhân viên chỉ làm theo thao tác mà chưa thực sự hiểu bản chất công việc.
Ở góc độ người học, OJT có thể tạo áp lực tâm lý khi nhân viên vừa phải học vừa phải hoàn thành công việc thực tế, dễ dẫn đến tâm lý sợ sai và thiếu tự tin.
Cuối cùng, do thiếu các tiêu chí đánh giá rõ ràng, doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc đo lường hiệu quả đào tạo OJT, từ đó hạn chế khả năng cải tiến và tối ưu chương trình trong dài hạn.
OJT phù hợp với những ngành nghề nào?
OJT đặc biệt phù hợp với các ngành nghề có tính thực hành cao. Trong lĩnh vực khách sạn, OJT giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt quy trình phục vụ và tiêu chuẩn dịch vụ.
Ngành công nghệ thông tin thường áp dụng OJT để đào tạo kỹ năng vận hành hệ thống, phát triển phần mềm và xử lý sự cố. Trong y tế, OJT hỗ trợ đội ngũ nhân sự làm quen với quy trình chuyên môn và thiết bị.
Bên cạnh đó, các ngành kỹ thuật và dịch vụ khách hàng cũng thường xuyên sử dụng OJT để đào tạo nhân sự mới một cách hiệu quả, giúp họ nhanh chóng đáp ứng yêu cầu công việc.
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách học nhanh hơn, sát thực tế hơn và tạo ra sự thay đổi rõ ràng trong công việc, đã đến lúc bạn nghiêm túc nhìn lại OJT là gì và chủ động áp dụng hoặc tận dụng phương pháp này để bứt phá trên hành trình phát triển sự nghiệp của mình.
Trí Nhân