Một bản tin tuyển dụng thư ký yêu cầu “nữ, dưới 30 tuổi, ngoại hình ưa nhìn” có thể không còn quá xa lạ trên các nền tảng việc làm. Nhưng nếu thay đổi thành “nam, nhanh nhạy, chịu áp lực tốt”, phản ứng sẽ ra sao? Thư ký có phải là nghề dành cho nữ không không chỉ là câu hỏi về giới tính, mà còn là phép thử cho cách xã hội đang định vị năng lực con người bằng những khuôn mẫu đã cũ.
Công việc của nghề thư ký gồm những gì?
Nghề thư ký đảm nhận vai trò then chốt trong việc duy trì dòng chảy công việc giữa các phòng ban và người lãnh đạo. Nhiệm vụ cốt lõi của một thư ký bao gồm sắp xếp lịch làm việc, tổ chức cuộc họp, chuẩn bị tài liệu, theo dõi tiến độ công việc, lưu trữ thông tin và xử lý văn bản nội bộ. Ngoài ra, thư ký còn là người đầu mối tiếp nhận thông tin từ bên ngoài, sàng lọc và truyền đạt đến cấp quản lý một cách có chọn lọc, ngắn gọn và kịp thời.
Không nên nhầm lẫn thư ký với trợ lý điều hành hay nhân viên hành chính tổng hợp. Nếu như trợ lý điều hành thường tham gia vào chiến lược và ra quyết định, còn hành chính lo việc quản lý hậu cần văn phòng, thì thư ký là người xử lý công việc hành chính cấp quản lý với độ chuẩn xác cao, tính bảo mật lớn và yêu cầu phản hồi nhanh.
Tùy vào quy mô doanh nghiệp, vai trò của thư ký có thể mở rộng sang quản lý lịch họp nhiều cấp, hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ hoặc giám sát tuân thủ quy trình. Dù nhiệm vụ có khác nhau, điểm chung là thư ký luôn phải làm việc trong môi trường áp lực cao, đòi hỏi khả năng tổ chức khoa học và giao tiếp hiệu quả.
Thư ký có phải là nghề dành cho nữ không?
Từ lâu, hình ảnh một người phụ nữ với trang phục chỉn chu, tính cách nhẹ nhàng, cẩn thận và khéo léo thường gắn liền với nghề thư ký trong mắt công chúng. Quan niệm này không chỉ xuất phát từ truyền thông đại chúng mà còn được duy trì qua cách tuyển dụng, đào tạo và mô hình tổ chức doanh nghiệp theo kiểu truyền thống. Việc ưu tiên nữ giới cho vị trí thư ký từng được lý giải bằng các yếu tố như khả năng giao tiếp mềm mại, thái độ phục vụ, và sự tỉ mỉ trong công việc hỗ trợ.
Thư ký không phải nghề dành riêng cho nữ, mà dành cho người phù hợp.
Tuy nhiên, cách nhìn đó đang dần bộc lộ nhiều hạn chế. Khi nghề thư ký ngày càng yêu cầu các kỹ năng như tư duy hệ thống, xử lý thông tin đa chiều và điều phối tình huống phức tạp, việc mặc định nữ giới là phù hợp hơn không còn thuyết phục. Ngược lại, định kiến giới trong ngành này khiến nhiều ứng viên tiềm năng – đặc biệt là nam giới – không dám tiếp cận nghề, đồng thời khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tuyển dụng dựa trên năng lực thực chất.
Việc đặt câu hỏi thư ký có phải là nghề dành cho nữ không cũng là cách để nhìn lại quan niệm nghề nghiệp dưới lăng kính công bằng, trung lập và tiến bộ hơn.
Nam giới có phù hợp với nghề thư ký không?
Khi nghề thư ký thường được gắn với hình ảnh nữ giới, nhiều người mặc định rằng nam giới không phù hợp với vai trò này. Tuy nhiên, nếu xét về bản chất công việc – điều phối, tổ chức, kiểm soát thông tin và hỗ trợ quản lý – thì không có yếu tố nào yêu cầu bắt buộc về giới tính. Ngược lại, nam giới có nhiều điểm mạnh có thể phát huy hiệu quả trong nghề.
Tư duy hệ thống, khả năng xử lý vấn đề logic, sự quyết đoán trong tình huống khẩn và kỹ năng đàm phán là những phẩm chất thường thấy ở nhiều ứng viên nam, rất phù hợp với yêu cầu của một thư ký chuyên nghiệp. Đặc biệt trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật, tài chính hay logistics – nơi thông tin cần được xử lý nhanh, chính xác và bảo mật cao – sự hiện diện của một thư ký nam thường mang lại cảm giác tin cậy và thấu hiểu chuyên môn cho cấp quản lý.
Hiện nay, nhiều công ty đã tuyển dụng và đánh giá cao các thư ký nam trong vai trò trợ lý giám đốc, điều phối dự án hoặc tổ chức hội nghị cấp cao. Thay vì băn khoăn giới tính có phù hợp hay không, điều quan trọng hơn là cá nhân đó có kỹ năng, tác phong và tư duy phù hợp với môi trường doanh nghiệp.
Những hiểu lầm phổ biến về nghề thư ký
Dù là một vị trí đòi hỏi nhiều kỹ năng tổng hợp, nghề thư ký vẫn thường bị nhìn nhận sai lệch, đặc biệt tại những doanh nghiệp chưa chuyên nghiệp hóa bộ máy hành chính. Hiểu lầm phổ biến nhất là xem thư ký như người làm việc vặt, ghi chép hoặc tiếp tân – những công việc có thể thay thế dễ dàng. Thực tế, thư ký là người đảm trách nhiều đầu việc liên quan đến điều phối thông tin, tổ chức lịch trình, giám sát quy trình và bảo mật nội dung quan trọng.
Một nhầm lẫn khác là việc đánh đồng thư ký với trợ lý riêng hoặc nhân viên lễ tân. Trong khi thư ký làm việc chủ yếu với cấp quản lý, xử lý tài liệu nội bộ và thông tin điều hành, thì trợ lý riêng lại thường tập trung hỗ trợ cá nhân, còn lễ tân chủ yếu tiếp nhận khách và quản lý hình ảnh tiền sảnh. Sự nhầm lẫn này không chỉ làm sai lệch kỳ vọng tuyển dụng mà còn khiến người lao động chọn nghề không phù hợp với năng lực thực tế.
Ngoài ra, nhiều người cho rằng nghề thư ký “nhẹ nhàng, không áp lực”. Trên thực tế, đây là vị trí phải phản ứng nhanh, làm việc độc lập, chịu trách nhiệm trước giám đốc – và thường phải xử lý những tình huống phát sinh không báo trước.
Nghề thư ký theo góc nhìn nhà tuyển dụng
Dưới góc nhìn của nhà tuyển dụng, nghề thư ký không còn là vị trí phụ trợ đơn thuần, mà là người “gác cổng” thông tin – đảm bảo kết nối hiệu quả giữa lãnh đạo và bộ máy điều hành. Các doanh nghiệp hiện nay đánh giá thư ký dựa trên năng lực quản lý thời gian, tổ chức công việc và khả năng ứng xử chuyên nghiệp trong những tình huống nhạy cảm, thay vì dựa trên giới tính hay hình thức như trước.
Tiêu chí tuyển dụng thư ký đã có sự thay đổi đáng kể. Những yêu cầu phổ biến gồm: kỹ năng giao tiếp linh hoạt, xử lý văn bản nhanh chóng, thành thạo công cụ văn phòng, khả năng phản ứng nhanh và giữ được bí mật thông tin. Nhà tuyển dụng cũng kỳ vọng thư ký có thể làm việc độc lập, chủ động đề xuất hướng xử lý thay vì chỉ chờ phân công công việc.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp ưu tiên tuyển thư ký dựa trên năng lực thực tế hơn là định kiến giới tính. Điều này mở ra cơ hội công bằng cho cả nam và nữ nếu đáp ứng được yêu cầu công việc. Đồng thời, nó cũng cho thấy sự thay đổi trong cách các tổ chức nhìn nhận vị trí thư ký – không phải là người làm việc lặt vặt, mà là một mắt xích chiến lược trong vận hành nội bộ.
Nghề thư ký có còn phù hợp trong thời đại số?
Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ đặt ra câu hỏi: liệu vai trò thư ký có còn cần thiết trong bối cảnh số hóa ngày càng cao? Thực tế cho thấy, thay vì bị thay thế, nghề thư ký đang chuyển mình mạnh mẽ để thích ứng với yêu cầu mới – không chỉ ở phương thức làm việc mà còn trong vai trò vận hành tổ chức.
Ngày nay, thư ký không chỉ sử dụng lịch giấy và ghi chú tay, mà cần thành thạo phần mềm quản trị công việc, điều phối lịch họp đa nền tảng, quản lý tài liệu trên nền tảng điện toán đám mây, và sử dụng các công cụ số để kiểm soát quy trình. Họ cũng cần linh hoạt trong giao tiếp từ xa, điều phối cuộc họp online và đảm bảo thông tin được xử lý nhanh chóng, bảo mật tuyệt đối.
Thay vì bị công nghệ thay thế, thư ký đang dần trở thành cầu nối giữa con người với hệ thống, giữa lãnh đạo với các công cụ hỗ trợ quản lý. Người thư ký có tư duy cập nhật, sẵn sàng học hỏi và thích nghi nhanh sẽ luôn giữ được vị trí quan trọng trong bất kỳ mô hình tổ chức nào.
Do đó, nghề thư ký không chỉ vẫn phù hợp trong thời đại số, mà còn đang phát triển theo hướng chuyên sâu hơn – đóng vai trò tích hợp giữa con người, quy trình và công nghệ.
Giá trị của nghề nghiệp không nằm ở giới tính người đảm nhiệm, mà ở cách họ đóng góp và phát triển cùng tổ chức. Thư ký có phải là nghề dành cho nữ không nên được đặt lại thành: ai là người phù hợp nhất với vị trí này? Khi năng lực, thái độ và sự chuyên nghiệp là tiêu chí đánh giá, định kiến sẽ dần bị thay thế. Cảm ơn bạn đọc đã theo dõi bài viết từ CareerLink.vn
Trí Nhân