Trong bối cảnh doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm những mô hình quản trị linh hoạt và sáng tạo hơn, Holacracy nổi lên như một khái niệm vừa hấp dẫn vừa gây nhiều tranh luận. Vậy Holacracy là gì mà khiến nhiều công ty công nghệ, startup và cả những tập đoàn lớn sẵn sàng thử nghiệm, thậm chí đặt cược vào nó? Hãy cùng khám phá mô hình quản trị độc đáo này nhé.
Holacracy là gì?
Holacracy là mô hình quản lý trong đó doanh nghiệp không vận hành theo cấp bậc sếp – nhân viên truyền thống, mà phân chia công việc thành các vai trò rõ ràng, trao quyền tự chủ cho mỗi người để họ tự quyết và phối hợp linh hoạt nhằm đạt mục tiêu chung.
Thông qua cơ chế này, Holacracy hướng tới việc tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, nơi thông tin và quyền ra quyết định được phân bổ rộng rãi, giảm sự phụ thuộc vào cấp bậc quản lý. Mô hình này thường được xem như một phương thức tổ chức mới, phù hợp với các doanh nghiệp mong muốn đổi mới cách thức quản trị và thích ứng nhanh với thay đổi.
Mô hình Holacracy hoạt động như thế nào?
Thay vì “ai là sếp của ai”, Holacracy tập trung vào ai chịu trách nhiệm việc gì và quyết định được đưa ra ở đâu.
Tổ chức được chia thành các vòng tròn
Trong Holacracy, doanh nghiệp được cấu trúc thành nhiều vòng tròn, mỗi vòng tròn đại diện cho một lĩnh vực chức năng như marketing, sản phẩm, nhân sự… Mỗi vòng tròn có mục đích rõ ràng và được trao quyền tự quản trong phạm vi của mình, đồng thời liên kết với các vòng tròn khác để tạo thành một hệ thống thống nhất.
Vai trò thay thế cho chức danh
Thay vì chức danh cố định như trưởng phòng hay quản lý, Holacracy sử dụng vai trò (roles).
- Một người có thể đảm nhận nhiều vai trò cùng lúc
- Mỗi vai trò có trách nhiệm, quyền hạn và kỳ vọng cụ thể
Điều này giúp công việc linh hoạt hơn và tránh tình trạng “chức danh cao nhưng không rõ việc”.
Quyền ra quyết định được phân tán
Holacracy cho phép người giữ vai trò tự đưa ra quyết định liên quan đến phạm vi trách nhiệm của mình mà không cần xin phép cấp trên. Miễn là quyết định đó không gây cản trở đến vai trò hoặc mục tiêu chung, cá nhân được toàn quyền hành động. Điều này giúp tổ chức phản ứng nhanh hơn với thay đổi.
Cuộc họp được chuẩn hóa rõ ràng
Holacracy có hai loại họp chính:
- Họp quản trị (Governance Meeting): dùng để tạo, chỉnh sửa hoặc loại bỏ vai trò, trách nhiệm và quy tắc
- Họp vận hành (Tactical Meeting): tập trung giải quyết công việc hằng ngày, vấn đề phát sinh
Tất cả đều theo quy trình chặt chẽ, giúp cuộc họp ngắn gọn, đúng trọng tâm và hạn chế tranh luận cảm tính.
Minh bạch và liên tục cải tiến
Mọi vai trò, quy trình, quyết định đều được ghi nhận công khai trong hệ thống. Khi phát sinh vấn đề, tổ chức không đổ lỗi cá nhân mà xem đó là tín hiệu để điều chỉnh cấu trúc hoặc cách làm việc cho tốt hơn.
Không có “sếp” nhưng không phải vô tổ chức
Dù không có cấp bậc truyền thống, Holacracy không đồng nghĩa với hỗn loạn. Mô hình này vận hành dựa trên hiến pháp Holacracy – một bộ quy tắc chung mà mọi thành viên cam kết tuân theo, đảm bảo kỷ luật và sự nhất quán trong toàn tổ chức.
Điểm khác biệt giữa mô hình phân cấp truyền thống và Holacracy là gì?
Phần lớn doanh nghiệp truyền thống vận hành theo cơ cấu phân cấp, nơi quyền lực và trách nhiệm được sắp xếp theo thứ bậc rõ ràng. Ban lãnh đạo và cấp quản lý sẽ đưa ra định hướng, mục tiêu và mệnh lệnh, sau đó truyền đạt xuống các phòng ban và nhân viên bên dưới để thực thi.
Mức độ phân quyền ở mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau, nhưng nhìn chung trong mô hình này, cấp trên quyết định cấp dưới làm theo. Khi phát sinh vấn đề, nhân viên thường phải báo cáo và chờ chỉ đạo trước khi hành động, dẫn đến việc phần lớn người thực thi không có quyền tự quyết.
Ngược lại, trong mô hình Holacracy, quyền ra quyết định không gắn cố định với một chức danh hay cá nhân nào. Bất kỳ ai cũng có thể trở thành người chịu trách nhiệm và đưa ra quyết định trong phạm vi vai trò của mình. Một người có thể giữ vai trò dẫn dắt trong nhóm công việc này, nhưng lại đảm nhiệm vai trò hỗ trợ ở nhóm khác. Quan trọng hơn, không có quyền lực nào là vĩnh viễn trong Holacracy.
Dưới đây là ba khác biệt cốt lõi giữa Holacracy và mô hình quản trị phân cấp truyền thống:
Vai trò trong Holacracy
Ở các công ty truyền thống, mỗi nhân viên thường gắn với một vị trí công việc cố định, kèm theo bộ mô tả nhiệm vụ ít thay đổi. Điều này giúp họ chuyên sâu về chuyên môn, nhưng lại hạn chế khả năng thích nghi khi phải đảm nhận nhiệm vụ mới hoặc đối mặt với tình huống phát sinh.
Trong khi đó, Holacracy tiếp cận theo hướng vai trò linh hoạt. Nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau, tùy vào nhu cầu thực tế của tổ chức và năng lực cá nhân. Các vai trò liên tục được điều chỉnh và người thực hiện cũng có thể thay đổi, nhằm đảm bảo mỗi công việc được giao cho người phù hợp nhất tại thời điểm đó.
Quyền hạn và ra quyết định
Với mô hình phân cấp, quyền lực tập trung chủ yếu ở cấp quản lý cao. Các quyết định quan trọng, thậm chí cả những vấn đề nhỏ thường phải thông qua cấp trên.
Trong Holacracy, quyền hạn vẫn tồn tại nhưng được phân bổ cho các nhóm và vai trò, thay vì tập trung vào một cá nhân. Các nhóm được trao quyền tự chủ để quyết định và triển khai công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình, giúp tổ chức phản ứng nhanh và linh hoạt hơn.
Quy tắc làm việc
Nhiều tổ chức truyền thống tồn tại song song các quy tắc chính thức và quy tắc ngầm, đặc biệt ở những môi trường dễ xảy ra xung đột quyền lực. Điều này đôi khi tạo ra sự thiếu rõ ràng và cảm giác không công bằng.
Ngược lại, Holacracy đề cao tính minh bạch tuyệt đối. Mọi quy tắc, vai trò và quyền hạn đều được ghi nhận công khai và áp dụng thống nhất cho tất cả mọi người. Mô hình này khuyến khích làm việc dựa trên sự rõ ràng, công bằng và trách nhiệm, thay vì phụ thuộc vào vị trí hay mối quan hệ cá nhân.
Ví dụ về mô hình quản trị Holacracy
ví dụ điển hình về mô hình quản trị Holacracy là cách một công ty công nghệ hoặc startup vận hành đội ngũ sản phẩm của mình.
Thay vì có trưởng phòng hay quản lý dự án cố định, công ty sẽ chia đội ngũ thành các vòng tròn như: phát triển sản phẩm, trải nghiệm người dùng, marketing và hỗ trợ khách hàng.
Trong mỗi vòng tròn, các thành viên đảm nhận những vai trò cụ thể như người chịu trách nhiệm cải tiến tính năng, người theo dõi phản hồi khách hàng hay người điều phối tiến độ. Một nhân viên có thể vừa giữ vai trò dẫn dắt cải tiến sản phẩm trong vòng tròn phát triển, vừa chỉ là người hỗ trợ nội dung trong vòng tròn marketing.
Khi phát sinh vấn đề, người giữ vai trò liên quan được toàn quyền đưa ra quyết định và hành động ngay mà không cần chờ phê duyệt từ cấp trên. Mọi thay đổi về vai trò hay cách làm việc đều được thảo luận và cập nhật công khai trong các cuộc họp quản trị, giúp tổ chức vận hành linh hoạt, minh bạch và thích nghi nhanh với nhu cầu thị trường.
Ưu điểm và hạn chế của mô hình Holacracy
Việc hiểu tõ cả ưu và nhược điểm của mô hình Holacracy sẽ giúp doanh nghiệp cân nhắc liệu đây có phải la lựa chọn phù hợp hay không.
Ưu điểm
Tăng quyền tự chủ và trách nhiệm cá nhân
Holacracy trao quyền quyết định cho từng vai trò thay vì tập trung vào cấp quản lý. Nhân viên được chủ động hành động trong phạm vi trách nhiệm của mình, từ đó nâng cao tinh thần trách nhiệm và sự gắn kết với công việc.
Ra quyết định nhanh và linh hoạt
Do không phải chờ phê duyệt từ nhiều cấp, các vấn đề được xử lý ngay tại lúc phát sinh. Điều này giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn trước thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng.
Cấu trúc tổ chức minh bạch
Mọi vai trò, quyền hạn và quy tắc làm việc đều được ghi nhận công khai. Nhân viên biết rõ mình cần làm gì, có quyền gì và chịu trách nhiệm đến đâu, hạn chế mâu thuẫn và đổi mới liên tục.
Khuyến khích đổi mới và sáng tạo
Khi không bị giới hạn bởi cấp bậc hay chức danh, nhân viên dễ dàng đề xuất ý tưởng và cải tiến quy trình. Holacracy tạo môi trường thuận lợi để thử nghiệm và đổi mới liên tục.
Tận dụng tốt năng lực con người
Một người có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau tùy theo thế mạnh, giúp doanh nghiệp khai thác tối đa kỹ năng và kinh nghiệm của nhân sự thay vì gò bó trong một vị trí cố định.
Nhược điểm
Khó áp dụng với tổ chức quen quản lý truyền thống
Holacracy đỏi hỏi sự thay đổi lớn về tư duy. Những tổ chức đã quen với mô hình sếp – nhân viên có thể gặp khó khăn khi chuyển sang cơ chế tự quản và phân quyền.
Yêu cầu cao về kỷ luật và kỹ năng tự quản
Không có quản lý trực tiếp gia1mm sát, nhân viên cần có khả năng tự tổ chức công việc, giao tiếp rõ ràng và chịu trách nhiệm cao. Nếu đội ngũ chưa sẵn sàng, Holacracy dễ làm mọi thứ rối tung.
Quy trình phức tạp, nhiều cuộc họp
Các cuộc họp quản trị và vận hành trong Holaracy có quy trình chặt chẽ. Với người mới, hệ thống thuật ngữ và quy tắc này có thể gây cảm giác rườm ra, tốn thời gian làm quen.
Không phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp
Những doanh nghiệp quy mô lớn, hoạt động trong lĩnh vực cần kiểm soát chặt chẽ hoặc tuân thủ nghiêm ngặt như sản xuất, tài chính, hành chính có thể khó áp dụng một cách hiệu quả.
Áp lực cho nhân viên
Việc vừa được trao quyền vừa phải chịu trách nhiệm cao có thể tạo áp lực cho một số nhân viên, đặc biệt là những người quen làm việc theo chỉ đạo rõ ràng từ cấp trên.
Dù Holacracy không phải là chìa khóa vạn năng cho mọi tổ chức nhưng nó truyền cảm hứng mạnh mẽ về một môi trường làm việc minh bạch, linh hoạt và đề cao trách nhiệm cá nhân. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một hướng đi mới để thích nghi và bứt phá, có lẽ đã đến lúc nghiêm túc suy ngẫm và khám phá sâu hơn Holacracy là gì và liệu mô hình này có thể trở thành động lực cho sự thay đổi tích cực trong tương lai hay không.
Trí Nhân