1. Hỗ trợ quản lý & điều hành công việc cho Tổng Giám đốc:
– Quản lý lịch làm việc, sắp xếp và nhắc lịch các cuộc họp, cuộc hẹn và lịch công tác của Tổng Giám đốc một cách khoa học và hiệu quả.
– Tổ chức và điều phối các chuyến công tác trong và ngoài nước, bao gồm: đặt vé, đặt khách sạn, lên lịch trình làm việc và chuẩn bị các tài liệu cần thiết.
– Soạn thảo, xử lý và lưu trữ các loại thư từ, email, fax, văn bản, công văn đến và đi một cách chính xác và bảo mật.
– Chuẩn bị nội dung, tài liệu, báo cáo, bài trình bày (slide) phục vụ cho các cuộc họp nội bộ và làm việc với đối tác.
– Tổng hợp và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất tình hình hoạt động của công ty theo yêu cầu của Tổng Giám đốc, hỗ trợ đưa ra đề xuất hoặc giải pháp phù hợp.
2. Đón tiếp khách hàng và công tác đối ngoại:
– Trực tiếp tiếp đón khách hàng, đối tác trong và ngoài nước đến làm việc tại công ty, đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp, thân thiện và chu đáo.
– Tham dự cùng Tổng Giám đốc trong các cuộc gặp gỡ, hội nghị, hội thảo và sự kiện khi được phân công.
– Đại diện Tổng Giám đốc tham gia một số sự kiện nội bộ hoặc bên ngoài, khi Tổng Giám đốc không thể tham dự trực tiếp.
– Phiên dịch trong các buổi họp, gặp gỡ với khách hàng hoặc đối tác nước ngoài.
– Biên dịch các tài liệu như hợp đồng, thư tín, tài liệu họp, báo cáo một cách chính xác, sát nghĩa và đúng chuyên ngành.
– Hỗ trợ duy trì và phát triển mối quan hệ tốt đẹp với đối tác quốc tế, xây dựng hình ảnh uy tín và chuyên nghiệp cho ban lãnh đạo công ty.
3. Điều phối công việc và liên kết nội bộ:
– Truyền đạt thông tin giữa Tổng Giám đốc và các phòng ban, đảm bảo các chỉ đạo được chuyển tải đúng và đủ, không bị gián đoạn hay hiểu sai.
– Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện các công việc, dự án hoặc kế hoạch đã được Tổng Giám đốc phê duyệt giao cho các bộ phận liên quan.
– Tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện công việc, đánh giá hiệu quả, nêu ra các vấn đề tồn tại (nếu có) và đề xuất phương án xử lý.
– Lưu trữ và quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu quan trọng của Tổng Giám đốc và các cuộc họp một cách khoa học, an toàn, dễ tìm kiếm khi cần.
– Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Ngoại ngữ, Quan hệ quốc tế hoặc các ngành liên quan.
– Ngoại ngữ: Thành thạo tiếng Anh hoặc tiếng Nhật (đọc, viết, nghe, nói)
– Kinh nghiệm: Có tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm làm Trợ lý cấp quản lý hoặc các vị trí có liên quan.
– Tin học: Thành thạo Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), sử dụng tốt các công cụ Google Workspace (Docs, Sheets, Drive…).