Blog

Chắc hẳn bạn đã từng một lần nghe đến nhưng chưa biết rõ Executive Assistant là gì. Trên thực tế đây là một chức danh nghề nghiệp quen thuộc tại các doanh nghiệp. Để giúp bạn hiểu hơn về Executive Assistant, bài viết sau đây sẽ cung cấp một số thông tin cơ bản liên quan đến lĩnh vực nghề nghiệp này.

Executive Assistant là gì?

Executive Assistant (còn có một tên gọi khác là “Assistant Manager”) là khái niệm dùng để chỉ vị trí trợ lý giám đốc. Đây là người luôn túc trực, hỗ trợ chính cho giám đốc trong việc điều hành mọi vấn đề ở công ty. Thậm chí, họ cũng có thể đại diện cho giám đốc giải quyết một số công việc nhất định. Nói cách khác Executive Assistant được ví như “cánh tay đắc lực” của giám đốc.

Nắm trong tay nhiều vai trò và trách nhiệm, Executive Assistant cần phải có kiến thức và kỹ năng vững vàng. Đồng thời, họ cũng phải giàu kinh nghiệm và linh hoạt, nhạy bén trong việc xử lý các tình huống.

Nơi làm việc và mức lương cơ bản của Executive Assistant

Thông thường, Executive Assistant sẽ làm việc tại các văn phòng. Những thiết bị, công cụ làm việc quen thuộc của họ chính là máy tính và điện thoại. Tại các công ty, doanh nghiệp, trường học, bệnh viện… đều có tuyển dụng vị trí Executive Assistant.

Với lượng công việc khá “dày đặc”, mức lương cơ bản cho một Executive Assistant rơi vào khoảng 450.000 – 500.000 VND cho mỗi ngày làm việc. Nếu đi vào so sánh, mức lương của vị trí Executive Assistant sẽ cao gấp rưỡi mức lương cơ bản của những nhân viên thông thường.

Xem thêm: Tuyển Dụng Trợ Lý Giám Đốc tại Careerlink

Nhiệm vụ hàng ngày của Executive Assistant là gì?

Để được hưởng mức lương hấp dẫn nêu trên, nhiệm vụ hàng ngày của một Executive Assistant là gì? Trên thực tế, Executive Assistant bắt đầu một ngày làm việc của mình với những công việc cơ bản như xem xét các thư từ đến và đi, các cuộc điện thoại… Bên cạnh đó, họ sẽ quản lý và sắp xếp cho giám đốc một lịch trình làm việc khoa học và logic. Ngoài ra, họ cũng có thể đại diện giám đốc để đứng ra liên lạc với các tổ chức, phân công nhiệm vụ cho các cá nhân dưới quyền. Cuối cùng, họ chuẩn bị, soạn thảo và nộp một số tư liệu quan trọng, cần thiết.

Công việc của Executive Assistant là gì?

Các công việc của Executive Assistan là gì? Với vai trò là trợ lý giám đốc, Executive Assistant sẽ phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau. Cụ thể là:

Hỗ trợ giám đốc xử lý và sắp xếp thông tin

Executive Assistant là người sẽ đứng ra nhận tiếp nhận mọi thông tin, sau đó sắp xếp chúng theo thứ tự trước sau (tùy vào sự ưu tiên) và trình giám đốc. Đồng thời, Executive Assistant cũng sẽ cung cấp thông tin cùng những tài liệu quan trọng, cần thiết của công ty cho giám đốc khi được thông báo.

Đại diện cho giám đốc xử lý công vụ trong một số tình huống nhất định

Trong một số tình huống nhất định, Executive Assistant có thể đại diện cho giám đốc tham gia các cuộc họp hay gặp gỡ đối tác. Vị trợ lý này cũng có thể đưa ra một số quyết định quan trọng khi vắng mặt giám đốc trong phạm vi quyền hạn của mình.

Kiểm tra và trả lời email

Executive Assistant kiểm tra, sàng lọc và trả lời những thư từ, email trong ngày. Đồng thời họ cũng phải cập nhật thông tin liên hệ của toàn thể doanh nghiệp, công ty.

Soạn thảo báo cáo

Một trong những công việc thường ngày của Executive Assistant là chuẩn bị, soạn thảo và trình giám đốc những tư liệu quan trọng, những bản báo cáo, những bài thuyết trình… Chúng được “thành hình” dựa trên dữ liệu bản thân đã thu thập từ trước ở nhiều nguồn khác nhau.

Sắp xếp lịch họp cho giám đốc

Executive Assistant cũng sắp xếp giúp các cuộc họp diễn ra dễ dàng, suôn sẻ và nhanh chóng nhất. Cụ thể, Executive Assistant sẽ xây dựng các nội dung trong chương trình họp, ghi chép lại tất cả nội dung cuộc họp vào biên bản và gửi đến từng cá nhân có liên quan. Ngoài ra, Executive Assistant cũng là người lựa chọn thời gian và địa điểm họp sao cho phù hợp nhất. Nếu giám đốc cần phải đi công tác ở những nơi xa, Executive Assistant cũng sẽ lựa chọn và sắp xếp chỗ nghỉ ngơi cho giám đốc.

Theo dõi và hỗ trợ quản lý tiến độ dự án

Nhắc đến công việc của Executive Assistant là gì thì không thể bỏ qua việc theo dõi sát sao các dự án, kế hoạch, nhiệm vụ… giúp chúng diễn ra thuận lợi, đáp ứng đúng những mục tiêu và thời hạn đã đặt ra. Bên cạnh đó, Executive Assistant còn là người giữ tất cả các tài liệu (kể cả tài liệu giấy lẫn tài liệu điện tử), các loại báo cáo, các dạng hồ sơ của toàn bộ doanh nghiệp, công ty. Ngoài ra, Executive Assistant cũng quản lý mảng cơ sở vật chất. Họ có thể quyết định thay thế những thiết bị hư, đặt mua những thiết bị mới thay thế.

Hơn ai hết, Executive Assistant phải nắm rõ mục tiêu và phương hướng hoạt động của doanh nghiệp. Tất cả những việc làm của Executive Assistant phải hướng đến hỗ trợ mục tiêu và phương hướng ấy. Ở một số tình huống, trợ lý còn kết hợp cùng kế toán của doanh nghiệp quản lý cả về ngân sách, về các hoạt động thu – chi.

Kỹ năng quan trọng đối với một Executive Assistant là gì?

Để trở thành một Executive Assistant chuyên nghiệp, các Executive Assistant cần phải trau dồi và rèn luyện cho bản thân một số kỹ năng quan trọng:

Kỹ năng lãnh đạo

Chỉ đứng sau giám đốc, tất nhiên, một trong những kỹ năng quan trọng nhất của một Executive Assistant chính là kỹ năng lãnh đạo. Nếu không có kỹ năng này, tiếng nói của Executive Assistant sẽ không có giá trị. Họ cũng không thể giải quyết được những tình huống, những vấn đề đột nhiên phát sinh trong công ty, doanh nghiệp một cách có hiệu quả.

Kỹ năng đưa ra quyết định

Là người đại diện cho giám đốc, chắc hẳn các Executive Assistant phải tự đưa ra một số quyết định. Nếu không có kỹ năng này, họ có thể khiến một số dự án, kế hoạch, công việc của doanh nghiệp dang dở. Một Executive Assistant bắt buộc phải nhanh nhạy và thông minh, sắc sảo trong mọi quyết định.

Kỹ năng giao tiếp

Executive Assistant thường phải báo cáo, thuyết trình hoặc thay mặt giám đốc gặp gỡ, thương thuyết cùng đối tác. Khi kỹ năng giao tiếp tốt, Executive Assistant có thể hoàn thành mọi việc nhanh chóng, dễ dàng và tạo được thiện cảm với người đối diện.

Tinh thần trách nhiệm

Trách nhiệm luôn gắn liền với mỗi Executive Assistant. Họ luôn phải đứng ra gánh vác phần lớn trách nhiệm của công ty, doanh nghiệp. Chính vì thế, kỹ năng chịu trách nhiệm là một trong những kỹ năng quan trọng bậc nhất nếu bản thân muốn trở thành một Executive Assistant chuyên nghiệp, thành công.

Executive Assistant cần có phẩm chất gì?

Nếu đảm nhiệm vị trí Executive Assistant, mỗi cá nhân cần rèn luyện cho bản thân những phẩm chất cơ bản như trung thực, liêm chính, thận trọng… Không một nhà lãnh đạo nào có thể thành công nếu cứ mãi giữ bản chất gian dối, tham lam. Ngoài ra, vì phải đối mặt với rất nhiều trách nhiệm và công việc, Executive Assistant luôn phải thận trọng, cẩn thận khi tiếp nhận và xử lý mọi tình huống.

Ngoài ra, họ cũng cần lịch sự, hòa nhã, luôn thể hiện thái độ tích cực với tất cả cá nhân trong công ty. Sự thân thiện này sẽ góp phần rất lớn để một Executive Assistant dễ dàng thành công.

Vậy là thắc mắc Executive Assistant là gì? cũng như các khía cạnh của công việc này đã được lý giải. Nhìn chung đây một công việc đáng mơ ước với mức lương hấp dẫn. Tuy nhiên, vị trí này cũng đòi hỏi nhiều nỗ lực, cố gắng vì phải gánh vác nhiều trách nhiệm lớn lao.

Pha Lê

 

Nhân viên IT helpdesk là gì có thể là điều dễ hiểu đối với người làm việc trong ngành công nghệ thông tin, nhưng đối với người ngoài ngành đó có thể là điều khá khó khăn. Vậy IT helpdesk được hiểu như thế nào cho đúng, công việc và kỹ năng cần thiết là gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé.

IT helpdesk là gì?

IT helpdesk là một chuyên gia công nghệ thông tin cung cấp hỗ trợ kỹ thuật về hệ thống máy tính và là người đầu tiên phục vụ những người cần hỗ trợ qua điện thoại hoặc email.

Công việc của nhân viên IT helpdesk là gì?

Các nhân viên IT helpdesk giúp vận hành trơn tru bất kỳ bộ phận công nghệ thông tin và họ cũng cung cấp dịch vụ có giá trị cho đối tác và khách hàng. Họ thường là người được gọi đầu tiên khi có sự cố mạng, nên những kỹ thuật viên lành nghề này có chuyên môn về dịch vụ khách hàng cũng như giải quyết vấn đề.

Nhân viên IT helpdesk có nhiều vai trò khác nhau, tập trung vào việc duy trì công nghệ, cung cấp hỗ trợ CNTT, khắc phục sự cố và xác định các giải pháp.

Nhân viên IT helpdesk có thể làm việc tại nhà hoặc làm việc từ xa và công việc hàng ngày của họ có thể thay đổi tùy thuộc vào bản chất của mối quan tâm của nhân viên hoặc khách hàng. Nhân viên nội bộ chỉ giải quyết các hệ thống nội bộ và các vấn đề mạng ảnh hưởng và tác động đến lực lượng lao động, trong khi nhân viên từ xa có thể giải quyết các thắc mắc và vấn đề của khách hàng qua điện thoại, email hoặc đến tận nơi theo nhu cầu.

Xem thêm: Việc Làm Chuyên Viên IT tại Careerlink

Nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên IT helpdesk là gì?

–       Hỗ trợ khách hàng gặp sự cố kỹ thuật. Thông thường, điều này được thực hiện thông qua điện thoại hoặc liên lạc trực tuyến;

–       Sử dụng các kỹ thuật chẩn đoán và phương pháp giải quyết vấn đề để khắc phục sự cố qua điện thoại, qua trò chuyện trực tiếp hoặc đến tận nơi;

–       Trao đổi với khách hàng về cách khắc phục sự cố và cùng nhau khắc phục sự cố;

–       Xác định các giải pháp hiệu quả và giải thích cho khách hàng và nhân viên;

–       Đề xuất cải tiến cho các trường hợp trong tương lai;

–       Sao lưu, cập nhật và duy trì mạng;

–       Vệ sinh, sửa chữa và bảo trì PC.

Các yếu tố cần thiết để trở thành nhân viên IT helpdesk là gì?

Đặt khách hàng lên hàng đầu

Các nhân viên IT helpdesk tốt nhất luôn đặt người dùng lên hàng đầu. Điều này có nghĩa là ưu tiên giải quyết các vấn đề của khách hàng, ngay cả khi bạn không xem đó là vấn đề cấp bách.

Có hiểu biết về kinh doanh

Để trở thành một nhân viên IT helpdesk thành công, bạn phải có nhận thức về kinh doanh. Điều này có nghĩa là ngay lập tức hỏi người dùng cuối nơi họ đang gọi và về vai trò của họ trong công ty. Biết được điều này giúp nhân viên IT helpdesk giúp đánh giá mức độ nghiêm trọng của vấn đề của người dùng.

Đồng cảm

Sự đồng cảm quan trọng hơn kỹ năng hỗ trợ kỹ thuật. Các nhân viên IT helpdesk đồng cảm có thể kết nối tốt hơn với người dùng cuối của họ và khiến họ cảm thấy được thấu hiểu.

Sự đồng cảm không tự nhiên đến với tất cả mọi người – đó là một kỹ năng có thể học được. Cách nhanh nhất để trở nên đồng cảm hơn là phát triển kỹ năng lắng nghe tích cực của bạn. Khi bạn đang tích cực lắng nghe, bạn sẽ có thể lặp lại những gì vừa được nói và sẽ biết mọi thứ bạn cần thiết để giải quyết vấn đề. 

Có óc phân tích

Có khả năng phân tích tình huống là chìa khóa để giải quyết các vấn đề của người dùng và tỏa sáng trong vai trò nhân viên IT helpdesk. Để phân tích hiệu quả vấn đề, bạn phải đặt các câu hỏi được nhắm mục tiêu về những gì người dùng đang gặp phải.

Hãy coi bạn là một thám tử, người phải thu thập thông tin chính xác để phân tích đúng bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào. Để làm điều này, đôi khi bạn sẽ phải đi ra khỏi những gì thông thường. Và hãy nhớ rằng, tư duy phân tích là một kỹ năng có thể chuyển giao sẽ giúp bạn thành công trong các vai trò công việc khác.

Làm việc tốt dưới áp lực

Như đã đề cập ở phần nhân viên IT helpdesk là gì, thì đây là công việc có áp lực cao. 

Để phát triển khả năng này, hãy làm việc đa nhiệm tốt hơn. Đa nhiệm liên quan đến việc ưu tiên các trách nhiệm của bạn và tập trung chăm chú vào nhiệm vụ đang làm mà không bị phân tâm.

Ngoài ra, tự tin về cả kỹ năng kỹ thuật và kỹ năng phi kỹ thuật sẽ tăng khả năng làm việc tốt dưới áp lực. Để nâng cao sự tự tin của bạn, hãy tham gia một hoặc hai khóa học kỹ năng mềm mỗi năm, cũng như bất kỳ khóa học kỹ thuật nào liên quan đến vai trò công việc của bạn.

Sẵn sàng học hỏi

Sẵn sàng học hỏi là một trong những phẩm chất quan trọng nhất của nhân viên IT helpdesk. Sẵn sàng học hỏi cần có sự khiêm tốn và khả năng chấp nhận những lời phê bình mang tính xây dựng từ đồng nghiệp và cấp trên. Đặc điểm này rất thu hút các nhà tuyển dụng; hầu như mọi công ty đều muốn thuê nhân viên là những người học hỏi suốt đời.

Kiên nhẫn

Sự kiên nhẫn mang lại khá nhiều lợi ích cho nhân viên IT helpdesk. Khi họ chọn cách kiên nhẫn với chính mình cũng như với những người khác, họ sẽ có khả năng nhanh chóng đi sâu vào vấn đề và tìm ra giải pháp.

Để trở nên kiên nhẫn hơn, hãy nhớ rằng người dùng cuối của bạn không có kỹ thuật tốt như bạn. Điều này sẽ giúp bạn giữ bình tĩnh và xây dựng mối quan hệ với họ.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng một số người phải đợi một thời gian dài để nói chuyện với bạn. Có thể hiểu, họ có thể có một chút nóng nảy khi cuối cùng đã tiếp cận được bạn. Để trấn an họ và giành được niềm tin và sự tự tin của họ, bạn cần phải có thái độ kiên nhẫn.

Cộng tác với người khác

Cộng tác là chìa khóa cho dịch vụ hỗ trợ tuyệt vời. Các nhân viên IT helpdesk thường xuyên thấy mình hợp tác với các chuyên gia CNTT khác để giải quyết các vấn đề của người dùng cuối.

Để thành công trong vai trò, một nhân viên IT helpdesk phải có khả năng làm việc với những người khác hướng tới các mục tiêu chung, ngay cả khi họ làm việc từ xa. Ngay cả trong những công việc đơn giản như bàn giao ca làm việc, các nhân viên IT helpdesk vẫn cộng tác với đồng nghiệp của họ. Sự hợp tác giúp họ mang lại giá trị và không nên bị đánh giá thấp.

Chú ý đến chi tiết

Một phẩm chất khác mà mọi nhân viên IT helpdesk nên có là khả năng chú ý đến từng chi tiết. Điều này đi đôi với tư duy phân tích và liên quan đến việc chăm chú lắng nghe người dùng cuối của bạn để tìm ra manh mối tại sao họ gặp sự cố kỹ thuật, sau đó tiếp tục và khám phá các chi tiết quan trọng.

Quản lý thời gian hiệu quả

Đối với một nhân viên IT helpdesk, việc quản lý thời gian liên quan đến việc tận dụng tối đa thời gian để bạn có thể mang lại giá trị tối đa cho người dùng cuối của mình.

Quản lý thời gian hoạt động song song với sự cộng tác. Bạn càng cộng tác hiệu quả với những người có thể giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ, thì bạn càng có nhiều khả năng hoàn thành. Nếu bạn là một con sói đơn độc, bạn sẽ không làm được nhiều việc.

Những phẩm chất này không chỉ tăng cường hiệu quả của bạn với tư cách là một nhân viên IT helpdesk mà còn cho phép bạn mang lại giá trị đáng kinh ngạc cho người dùng cuối của mình, mà còn giúp bạn có cơ hội thăng tiến và tối đa hóa kỹ năng hỗ trợ của bạn.

Nếu bạn muốn trở thành một nhân viên IT helpdesk thì hi vọng những thông tin nhân viên IT helpdesk là gì và các kỹ năng nhất định phải có sẽ giúp tăng sự hiểu biết đồng thời giúp bạn có định hướng nghề nghiệp chính xác.

Huỳnh Trâm

 

Hãy cùng khám phá Trưởng phòng tiếng Anh là gì và tên tiếng Anh của các chức danh khác trong doanh nghiệp qua bài viết dưới đây nhé.

Trưởng phòng là gì?

Trưởng phòng là vị trí thuộc cấp quản lý của một bộ phận chức năng trong công ty. Người ở vị trí này sẽ có nhiệm vụ tổ chức, vận hành, kiểm soát các hoạt động của đơn vị phòng ban và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động với lãnh đạo cấp cao. 

Trưởng phòng tiếng Anh là gì?

Dịch sang tiếng Anh trưởng phòng có nhiều phiên bản, có thể là Head of Department hoặc Chief of Department. Ở đây từ Head hay Chief có nghĩa là người đứng đầu, of nghĩa là của và Department có thể là phòng ban, khoa. Vì vậy từ Head/Chief of Department còn có thể dịch ra là trưởng phòng, trưởng khoa, trưởng bộ phận.

Những cụm từ chỉ trưởng phòng trong tiếng Anh 

Ngoài ra, tùy thuộc vào đặc điểm ngành nghề mà Trưởng phòng trong tiếng Anh còn có thể dịch cụ thể ra như:

Accounting manager: Trưởng phòng Kế toán

Personnel manager: Trưởng phòng Nhân sự

Product manager: Trưởng phòng Sản phẩm

Purchasing manager: Trưởng phòng Mua hàng 

Production manager: Trưởng phòng Sản xuất

Finance manager: Trưởng phòng Tài chính

Marketing manager: Trưởng phòng Marketing

Sale manager: Trưởng phòng Kinh doanh

Operation manager: Trưởng phòng Vận hành

Xem thêm: Tuyển Dụng Việc Làm Trưởng Phòng tại Careerlink

Tên tiếng Anh của các vị trí trong ban quản lý doanh nghiệp

Giống như Trưởng phòng tiếng Anh là gì, có thể bạn sẽ thắc mắc các chức danh khác trong công ty được hiểu như thế nào trong tiếng Anh. Dưới đây là câu trả lời cho thắc mắc của bạn.

Chủ tịch tiếng Anh là President

Phó Chủ Tịch tiếng Anh là Vice president

Giám đốc tiếng Anh là Director

Phó Giám Đốc tiếng Anh là Deputy Director hay còn gọi là Vice Director

Giám Đốc Điều Hành tiếng Anh là Chief Executive Officer (CEO)

Giám Đốc Thông Tin tiếng Anh là Chief Information Officer (CIO)

Giám Đốc Vận Hành tiếng Anh là Chief Operating Officer (COO)

Giám Đốc Tài Chính tiếng Anh là Chief Financial Officer (CFO)

Giám Đốc Nhân Sự tiếng Anh là Human Resources Manager (HRM)

Hội Đồng Quản Trị tiếng Anh là Board of Directors

Cổ Đông tiếng Anh là Shareholder

Thành Viên Ban Quản Trị tiếng Anh là Executive 

Người Sáng Lập tiếng Anh là Founder 

Quản lý tiếng Anh là Manager

Tên tiếng Anh của các vị trí nhân sự trong doanh nghiệp

Vị trí giám sát tiếng Anh là Supervisor

Trưởng nhóm tiếng Anh là Team Leader

Sếp tiếng Anh là Boss

Trợ lý Giám đốc tiếng Anh là Assistant General Director

Thư ký tiếng Anh dịch là Secretary

Nhân viên lễ tân tiếng Anh dịch là Receptionist

Chủ (nói chung) tiếng Anh dịch là Employer

Công nhân viên (nói chung) tiếng Anh dịch là Employee 

Cán bộ, viên chức tiếng Anh dịch là Officer/ Staff

Người lao động (nói chung) tiếng Anh dịch là Labour  

Công Đoàn tiếng Anh dịch là Labour/ labor union

Đồng nghiệp tiếng Anh dịch là associate, colleague, co-worker

Chuyên viên tiếng Anh dịch là Expert

Cộng tác viên tiếng Anh dịch là Collaborator

Thực tập sinh tiếng Anh dịch là Trainee

Người học việc tiếng Anh dịch là Apprentice

Sự tương quan trong cấp bậc tiếng Anh của các quốc gia

Ý nghĩa các chức danh ở các công ty Mỹ

Trong các tập đoàn hoặc công ty, vị trí đứng đầu (Top position) được gọi là Chairman hay President (Chủ tịch). Dưới chủ tịch có Vice president (Phó Chủ tịch), Officer hay Director (Giám đốc) là người trực tiếp điều hành đưa ra các quyết định quan trọng của doanh nghiệp. Và vị trí quản lý ở dưới Giám đốc là General manager hay Manager – đây là người trực tiếp thực thi các công việc cụ thể. 

Ý nghĩa các chức danh trong các công ty châu Âu

Chairman là người có vị trí cao nhất hay còn gọi là chủ tịch. Dưới quyền Chairman có Chief Executive Director hoặc Managing Director từ này thường được dùng nhiều hơn. Các vị trí quản lý thấp hơn là các giám đốc được gọi Chief Officer/Director và dưới giám đốc là Manager. Tập hợp các giám đốc Director được gọi chung là Board – ban điều hành. Phòng họp của Board gọi là Boardroom.

Ý nghĩa các chức danh tại các công ty Úc, Singapore

Managing Director tương tự như CEO có thể hiểu là tổng giám đốc ở Việt Nam. 

Ý nghĩa các chức danh ở các công ty Philippines

Cũng mang ý nghĩa tổng giám đốc nhưng ở Philippines Managing Director thường được gọi là President.

Có một số doanh nghiệp ở Nhật tồn tại đồng thời Chairman và President. Tuy nhiên Chairman sẽ ở vị trí cao hơn có quyền quyết định nhiều hơn President cho dù cùng là chủ tịch.  

Các loại hình doanh nghiệp trong tiếng Anh 

Công ty nói chung tiếng Anh là Company

Tập đoàn tiếng Anh dịch là Consortium/corporation

Subsidiary: công ty con

Affiliate: công ty liên kết

Private company: công ty tư nhân

Joint Stock company: công ty cổ phần

Limited Liability company: công ty trách nhiệm hữu hạn

Cụm từ tiếng Anh chỉ hoạt động của doanh nghiệp

Establish (a company): thành lập (công ty)

Go bankrupt: phá sản

Merge: sát nhập

Diversify: đa dạng hóa

Outsource: thuê gia công

Downsize: căt giảm nhân công

Do business with: làm ăn với

Franchise: nhượng quyền thương hiệu

Hy vọng qua bài viết trên, các bạn có thể có được cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về Trưởng phòng tiếng Anh là gì cũng như các chức vụ trong tiếng Anh để điều chỉnh cách làm việc và giao tiếp phù hợp. 

Hà Phương

 

Điều phối viên là gì tưởng xa lạ nhưng thực tế lại rất quen thuộc với chúng ta. Để hiểu rõ về điều phối viên và công việc của họ, hãy tham khảo bài viết sau đây nhé.

Điều phối viên là gì?

Điều phối là một thuật ngữ chỉ một vị trí tập trung vào việc tập hợp nhân viên, sản phẩm, khách hàng và các nguồn lực khác trong một công ty. Điều này có thể là phỏng vấn và bố trí nhân viên, quản lý vòng quay của sản phẩm với tư cách là người điều phối hàng tồn kho; chọn địa điểm, đặt món ăn và giám sát hoạt động hài lòng của khách hàng với tư cách là điều phối viên sự kiện hoặc tạo và giám sát chương trình giảng dạy cho hệ thống trường học với tư cách là điều phối viên hướng dẫn.

Công việc của nhân viên điều phối là gì?

Điều phối viên lập kế hoạch và lên lịch cho các sự kiện, chương trình hoặc dự án. Ở vị trí này, bạn có thể làm việc trong nhiều ngành khác nhau, vì vậy nhiệm vụ của bạn và các bằng cấp cần thiết khác nhau tùy theo lĩnh vực. Có điều phối viên dự án làm việc trong ngành xây dựng, sản xuất và phát triển, điều phối viên chương trình, những người thường làm việc trong lĩnh vực giáo dục, tiếp cận cộng đồng hoặc các tổ chức phi lợi nhuận và nhiều vị trí khác đòi hỏi kinh nghiệm điều phối đáng kể.

Đối với những người làm việc trong các ngành công nghiệp sản xuất hoặc dịch vụ, điều phối có thể bao gồm việc xây dựng thời gian biểu và ngân sách cho việc đặt hàng và cung cấp tài liệu hoặc dịch vụ, trong khi ở trường học, điều phối viên có thể chuẩn bị chương trình giảng dạy ngoài giờ học.

Công việc của một Điều phối viên dự án là gì?

Trách nhiệm của điều phối viên dự án là tổ chức các khía cạnh khác nhau của dự án, bao gồm lịch trình, mục tiêu và nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm, và nhiều nhu cầu quản trị khác nhau.

Nhiệm vụ của bạn với tư cách là điều phối viên dự án có thể bao gồm đánh giá ngân sách và phân loại thông qua hóa đơn, đơn đặt hàng cũng như các tài liệu khác.

 Bạn phải theo dõi thời gian biểu của dự án và báo cáo định kỳ cho đối tác, khách hàng và ban lãnh đạo công ty về tiến độ thực hiện. Bạn cần có kiến ​​thức vững chắc về Excel và các công cụ kế toán khác cũng như có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời.

Công việc của Điều phối viên văn phòng là gì?

Điều phối viên văn phòng là một nhân viên văn thư, người giúp đảm bảo hoạt động trơn tru của phòng ban hoặc văn phòng. Trong vai trò này, bạn chào hỏi khách đến thăm văn phòng, trả lời điện thoại, lên lịch cuộc hẹn và trao đổi các vấn đề về lịch trình với các thành viên khác trong văn phòng. Bạn cũng có thể chuyển các tài liệu đến nơi liên quan và đảm bảo rằng văn phòng vẫn có đầy đủ giấy, bút và các vật dụng cần thiết khác. Nếu các thành viên của văn phòng đi công tác, điều phối viên văn phòng cũng sắp xếp phương tiện đi lại của họ.

Xem thêm: Việc Làm Điều Phối Viên tại Careerlink

Mẫu mô tả công việc điều phối viên

Với mẫu mô tả công việc Điều phối viên này, bạn có thể hiểu rõ những gì nhà tuyển dụng đang tìm kiếm cho vị trí này. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mỗi nhà tuyển dụng đều khác nhau và mỗi nhà tuyển dụng sẽ có những bằng cấp riêng khi họ tuyển dụng cho vị trí Điều phối viên của mình.

Tóm tắt công việc

Vị trí điều phối viên yêu cầu tổ chức, chú ý đến từng chi tiết và có năng khiếu tạo và tuân theo lịch trình. Có thể yêu cầu các công việc hành chính như gọi điện thoại, sắp xếp việc đi lại và trao đổi với khách hàng. Mục đích chính là điều phối các sự kiện, hậu cần và phương tiện vận chuyển sản phẩm, nguyên vật liệu và dịch vụ.

Nhiệm vụ và Trách nhiệm

Như đã nói ở phần khái niệm điều phối viên là gì, bạn có thể thấy họ là người đứng ra tổ chức sắp xếp và đảm bảo mọi việc tiến hành suôn sẻ. Dưới đây là công việc cụ thể của họ:

–       Tổng hợp danh sách tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành;

–       Giám sát việc giao hàng;

–       Đánh giá hiệu suất

–       Xem xét và phản hồi về sự chậm trễ, không chính xác hoặc lỗi;

–       Cải thiện quy trình hàng ngày;

–       Cập nhật thông tin;

–       Làm việc với các bộ phận khác để thiết lập các mục tiêu chung;

–       Duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác;

–       Lập kế hoạch và tạo lịch trình chi tiết;

–       Đặt hàng, theo dõi và báo cáo tài liệu và giao hàng;

–       Gặp gỡ khách hàng và nhà cung cấp để đặt lịch trình;

–       Xem xét hợp đồng khách hàng và nhà cung cấp;

–       Giám sát các sản phẩm và nguyên liệu đầu vào;

–       Cộng tác với các thành viên trong nhóm để đặt mục tiêu sự kiện và lập kế hoạch chiến lược để đáp ứng họ;

–       Giải quyết các câu hỏi về quy trình;

–       Cải tiến và tư vấn về các cách cải tiến quy trình;

–       Phân công nhân viên khi cần thiết;

Yêu cầu và trình độ của điều phối viên là gì?

–       Tinh thần đồng đội;

–       Giải quyết vấn đề sáng tạo;

–       Có khả năng phân tích vấn đề và lập chiến lược để đưa ra các giải pháp tốt hơn;

–       Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản tuyệt vời;

–       Có khả năng đa nhiệm, ưu tiên và quản lý thời gian hiệu quả;

–       Chú ý đến từng chi tiết;

–       Hỗ trợ các thành viên trong nhóm hoàn thành mục tiêu của nhóm;

–       Tự động viên và tự định hướng;

–       Bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương; Ưu tiên bằng cử nhân

–       Kinh nghiệm trước đó từ một đến ba năm;

–       Có kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch thủ tục, chi phí và điều khoản;

–       Kỹ năng phân tích và quản lý thời gian xuất sắc;

–       Kỹ năng giao tiếp tốt với tất cả các cấp quản lý và các phòng ban;

–       Có thể làm việc trong môi trường đa dạng, nhịp độ nhanh;

–       Kỹ năng máy tính thành thạo, bao gồm Microsoft Office Suite (Word, PowerPoint, Outlook và Excel);

–       Có thể tuân theo nhiều nguyên tắc và thủ tục.

Câu hỏi phỏng vấn phổ biến khi tìm việc điều phối viên là gì?

Hãy cho tôi biết về kỹ năng làm việc nhóm của bạn khi đảm nhận vị trí nhân viên điều phối

Điều phối viên đóng vai trò quan trọng trong một đội hoặc nhóm. Khả năng của bạn trong việc thiết lập mối quan hệ với các thành viên khác trong nhóm nên được xuất hiện trong các câu trả lời phỏng vấn của bạn và bạn nên đề cập đến đóng góp của bạn vào sự thành công của nhóm.

Bạn có kinh nghiệm gì về vị trí điều phối viên được đăng tuyển gần đây của chúng tôi?

Hãy nói về các chi tiết cụ thể liên quan đến vị trí bạn đang ứng tuyển. Nếu bạn biết bạn không có nhiều kinh nghiệm trong công việc bạn đang ứng tuyển, hãy lên kế hoạch cho câu hỏi này trước và đảm bảo bạn có thể cung cấp một số ví dụ liên quan dựa trên những gì bạn đã làm.

Hầu hết tất cả những người phỏng vấn sẽ đánh giá cao sự tự tin và tự hào về kinh nghiệm làm việc bạn đã có được và niềm đam mê của bạn trong việc chuyển giao những kỹ năng quý giá này cho vai trò hoặc vị trí trong tương lai của bạn.

Lĩnh vực của chúng tôi luôn thay đổi. Như vậy, bạn đã làm gì liên quan đến sự phát triển cá nhân khi nói đến vị trí điều phối viên trong 12 tháng qua?

Đây là cơ hội để bạn thể hiện rất nhiều điều mà bạn có thể đã làm cả về mặt cá nhân và chuyên môn sẽ khiến các nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn quan tâm. Hãy chắc chắn suy nghĩ về điều này trước khi nó xuất hiện.

Hãy nhớ rằng một trong những điều quan trọng mà nhà tuyển dụng tìm kiếm là một ứng viên có động lực và định hướng mục tiêu.

Ngay cả khi bạn không có điều gì đó cụ thể cho vai trò mà bạn đang ứng tuyển, đừng ngại liệt kê các sở thích hoặc các hoạt động không liên quan đến công việc ở đây. Một lần nữa, điều này cho người sử dụng lao động của bạn thấy bạn là người nhanh nhạy mà họ đang tìm kiếm.

Cuối cùng, bạn muốn đảm bảo rằng bạn đang để lại cho người phỏng vấn ấn tượng rằng bạn là người có động lực, tự chủ và quản lý thời gian hiệu quả.

Bạn có thể trả lời như sau:

Đây là một câu hỏi thực sự tuyệt vời. Mặc dù tôi chưa có cơ hội phát triển trong vai trò cụ thể này, nhưng tôi đã thực sự tham gia rất nhiều vào các hoạt động tình nguyện trong năm nay. Điều này đã dạy tôi rất nhiều về tính cộng đồng, tinh thần đồng đội và sự chủ động.

Tôi đã tự mình đăng ký tham gia một khóa học quản trị kinh doanh tại trường…. Thông qua đó, tôi đã thu thập được một số kiến ​​thức thực sự tuyệt vời về giao tiếp và làm việc theo nhóm, cũng như phát triển hơn nữa các kỹ năng quản lý tổng thể. Mặc dù nó có thể không áp dụng trực tiếp cho công việc cụ thể này, nhưng tôi tin rằng kinh nghiệm tổng thể mà tôi thu được có thể là một tài sản thực sự ở đây.

Hãy nói một chút về bạn

Đây là một trong những câu hỏi thường gặp nhất trong bất kỳ cuộc phỏng vấn xin việc nào. Người phỏng vấn sẽ sử dụng điều này như một chiếc tàu phá băng, lý tưởng là để giúp bạn cảm thấy thoải mái và giúp bạn nói chuyện cởi mở và trung thực.

Mặc dù bạn chắc chắn nên chuẩn bị cho câu hỏi này, nhưng bạn không nên học thuộc trả lời của mình. Hãy nhớ rằng, mặc dù câu hỏi này có vẻ giống như một lời mời để chia sẻ câu chuyện cuộc đời của bạn, nhưng bạn có thể yên tâm rằng người phỏng vấn của bạn rất ít quan tâm đến việc nghe về mọi thứ bạn đã từng làm.

Người trả lời phỏng vấn cũng có một công việc phải làm, hãy tôn trọng thời gian của họ. Trừ khi bạn được hỏi về điều gì đó cụ thể, hãy tập trung vào trình độ học vấn, quá trình làm việc, sở thích liên quan và những mối quan tâm bên ngoài, cũng như tình hình hiện tại của bạn.

Đảm bảo bắt đầu theo trình tự thời gian và kể một câu chuyện tuyến tính. Bắt đầu từ nơi bạn cảm thấy thú vị, sau đó làm việc theo cách của bạn cho đến hiện tại.

Tôi thích những gì bạn đang nói nhưng chúng tôi có rất nhiều ứng viên tuyệt vời. Tại sao chúng tôi nên tuyển dụng bạn?

Lưu ý khi trả lời câu hỏi này là tránh nói xấu các ứng viên khác cùng phỏng vấn một vị trí như của bạn và đưa ra các câu trả lời như:

“Tôi thực sự cần một công việc ngay bây giờ”

“Tôi cần tiền”

“Văn phòng của bạn rất gần nhà tôi”

“Tôi luôn quan tâm đến những gì công ty đang làm”

Bạn có nhận thấy một điểm chung ở đây? Tất cả những câu trả lời này đều có lợi cho bạn. Mặc dù mọi nhà tuyển dụng đều cho rằng những thứ này có tác dụng ở một mức độ nào đó, nhưng đây không phải là lý do họ sẽ tuyển dụng bạn.

Tóm lại, hãy minh họa rõ ràng điều gì cụ thể đã khiến bạn trở thành một nhân viên giỏi, và cách bạn hình dung bản thân đóng góp và mang lại lợi ích cho công ty.

Bạn biết về công ty chúng tôi như thế nào?

Đây có thể là một cách tuyệt vời để nổi bật so với các ứng viên khác và thể hiện sự chủ động. Hầu hết mọi công ty sẽ có một trang web, trang Facebook. Dành một chút thời gian để thực hiện một số nghiên cứu trực tuyến:

Nếu họ có một trang web, hãy xem các trang “Giới thiệu về chúng tôi” hoặc “Văn hóa / Sứ mệnh / Tầm nhìn” của họ.

Những người sáng lập là ai? Người đang nắm các trách nhiệm chính là ai?

Công ty này quan tâm đến những thứ gì? Họ có quyên góp cho một mục đích hoặc tổ chức từ thiện cụ thể nào không?

Giá trị cốt lõi của họ là gì? Giá trị cốt lõi nào của họ có phù hợp với bạn?

Gần đây công ty có được đưa tin hay họ đã giành được giải thưởng nào không (Mạng xã hội có thể là một nơi tuyệt vời để tìm thông tin này).

Mặc dù người phỏng vấn của bạn sẽ không mong đợi bạn hiểu rõ về lịch sử công ty nhưng nắm được một vài yếu tố chính có thể giúp bạn tạo được ấn tượng tốt hơn.

Vì sao bạn nghỉ việc ở công ty cũ?

Mặc dù nhiều người tìm kiếm công việc mới như một cách để tăng lương nhưng “không được trả một mức lương cao” không nên là điều bạn cần đề cập với người phỏng vấn.

Nếu bạn hiện đang làm việc và rời đi theo ý muốn của mình, hãy tập trung vào việc nâng cao khả năng phát triển nghề nghiệp và tìm kiếm những thách thức mới.

Nếu nhà tuyển dụng hiện tại của bạn đang giảm nhân sự, hãy trung thực về điều đó, giữ thái độ tích cực, nhưng giữ cho nó ngắn gọn. Nếu bạn bị sa thải, hãy tránh xa mọi kịch tính và tiêu cực. Bất kỳ nhà tuyển dụng kinh nghiệm nào cũng hiểu rằng đôi khi có những điều xảy ra. Giữ tích cực là chìa khóa ở đây.

Điểm mạnh của bạn là gì?

Khi trả lời câu hỏi về thế mạnh, hãy nhớ minh họa những điểm mạnh sẽ có lợi cho nhà tuyển dụng. Ví dụ như là một người giải quyết vấn đề, có động lực, là nhà lãnh đạo bẩm sinh, có khả năng làm việc dưới áp lực, thái độ tích cực, trung thành…

Đồng thời bạn cũng biết các điểm mạnh liên quan đến công việc điều phối viên là gì. Nếu nhấn mạnh rằng bạn là một người có tinh thần đồng đội khi ứng tuyển vào công việc chủ yếu làm việc một mình, bạn sẽ bị đánh giá là không chuyên nghiệp.

Ngoài ra, hãy tự tin trình bày những điểm mạnh của bạn – đây không phải là lúc để khiêm tốn.

Điểm yếu của bạn là gì?

Mục đích của câu hỏi này là để xem bạn nhìn nhận và đánh giá bản thân như thế nào.

Mặt khác, nếu bạn cho rằng bạn không có bất kỳ điểm yếu nào, người phỏng vấn của bạn gần như chắc chắn sẽ coi bạn là tự cao tự đại.

Đừng rơi vào bẫy khi cố gắng thể hiện một kỹ năng tích cực để ngụy trang thành một điểm yếu, chẳng hạn như “Tôi làm việc quá chăm chỉ” hoặc “Tôi là một người cầu toàn”. Bất kỳ người phỏng vấn có kinh nghiệm nào cũng sẽ nhìn thấy điều này trong tích tắc.

Ngoài ra, tiết lộ rằng “Tôi thường xuyên trễ giờ” sẽ làm dấy lên nghi ngờ tức thì.

Bí quyết ở đây là phản hồi một cách thực tế bằng cách đề cập đến một điểm yếu nhỏ liên quan đến công việc và những gì bạn đang làm hoặc đã làm để khắc phục nó.

Bạn muốn đạt được điều gì trong 5 năm tới?

Một số người tự mình biến việc nhảy việc trở thành một sự nghiệp, và câu trả lời của bạn ở đây có thể nói lên điều đó. Ở đây, người phỏng vấn của bạn đang xác định xem bạn có phải là người có mục tiêu, có tầm nhìn, đáng tin cậy, thể hiện sự cam kết, trung thành…

Mặc dù không người phỏng vấn nào mong muốn ai đó sẽ ở lại công ty mãi mãi, nhưng hãy thể hiện sự mong muốn tiến bộ trong sự nghiệp của bạn và sự phù hợp với nhu cầu của công ty. Một lần nữa, nhận thức về bản thân là chìa khóa quan trọng – nhà tuyển dụng không muốn đưa bạn đi theo con đường không mong muốn, dẫn đến lãng phí thời gian và năng lượng cho mọi người.

Bạn có câu hỏi nào không?

Câu hỏi này bạn gần như sẽ được hỏi và tốt hơn hết bạn nên chuẩn bị sẵn một số.

Bằng cách đặt câu hỏi, bạn thể hiện sự chủ động và cho thấy rằng bạn quan tâm đến công việc để thực hiện một số nghiên cứu. Đặt câu hỏi tập trung vào các lĩnh vực thế mạnh của bạn. Ngoài vấn đề này, các câu hỏi khác có thể là năng suất, kỳ vọng, đào tạo… Giới hạn không quá ba hoặc bốn câu hỏi. Cuối cùng, bạn nên hỏi về bước tiếp theo trong quy trình và thời gian dự kiến ​​nhận được kết quả phỏng vấn.

Hi vọng với những thông tin về điều phối viên là gì, công việc, trách nhiệm và kỹ năng của nhân viên điều phối trên đây, bạn sẽ có thêm kiến thức để chọn lựa công việc phù hợp với bản thân.

Huỳnh Trâm

 

Procurement Manager là gì? Công việc cụ thể của vị trí này ra sao? Vì sao nhiều người mơ ước trúng tuyển vào vị trí này đến vậy? Đọc ngay nội dung bài viết dưới đây và bạn sẽ tìm ra được đáp án.

Procurement Manager là gì?

Để hiểu được Procurement Manager là gì, chúng ta cần biết nghĩa của từng thành tố trong cụm từ. Theo đó, “Procurement” trong tiếng Anh mang nghĩa là “thu mua”, còn “Manager” được hiểu là “người quản lý”. Như thế, thuật ngữ “Procurement Manager” chỉ đến một chức danh nghề nghiệp ở vị trí lãnh đạo trong công ty, cụ thể là Quản lý mua hàng.

Đây là vị trí việc làm phổ biến ở nhiều công ty sản xuất hàng hóa hoặc nhà hàng, khách sạn. Vị trí Quản lý mua hàng là người giám sát và theo dõi nguồn cung cấp nguyên liệu đầu vào cho quy trình sản xuất – một khâu then chốt để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Bởi vậy vị trí này rất quan trọng, họ không chỉ đứng ra thương lượng giá cả với bên đối tác, quản lý chi tiêu nguyên vật liệu mà còn quản lý mua sắm trang thiết bị dùng cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

Phân biệt Procurement với các thuật ngữ dễ gây nhầm lẫn

Qua tìm hiểu Procurement Manager là gì, bạn sẽ thấy rằng thuật ngữ này na ná với một vài thuật ngữ khác trong lĩnh vực kinh tế. Cụ thể, có 2 thuật ngữ mà nhiều người thường nhầm lẫn nhất với Procurement là Sourcing và Purchasing.

Sự khác nhau giữa Sourcing với Procurement Manager là gì?

Sourcing trong tiếng Anh được hiểu theo nghĩa chuẩn là tìm kiếm nguồn hàng. Người làm công việc Sourcing có trách nhiệm tìm kiếm, đánh giá và lên danh sách các đối tác tiềm năng cho công ty. Đây chỉ là một khâu nhỏ trong quá trình mua hàng và hỗ trợ cho việc mua hàng thuận lợi hơn.

Trong khi Procurementlại là thu mua hàng hóa. Nghĩa là Procurement Manager dựa trên danh sách do người tìm kiếm nguồn hàng cung cấp (cũng có khi họ kiêm luôn vai trò Sourcing) để xem xét và lựa chọn đối tác cung ứng phù hợp nhất với công ty. Bên cạnh việc lựa chọn đối tác cung ứng, người Quản lý mua hàng còn kiêm nhiệm nhiều công việc khác có liên quan đến các khâu và bộ phận mua hàng.

Sự khác nhau giữa Purchasing với Procurement Manager là gì?

So với Sourcing, thuật ngữ Purchasing dễ nhầm lẫn với Procurement hơn cả. Bởi vì Purchasing trong tiếng Anh cũng có nghĩa là mua hàng. Vậy điểm khác nhau giữa Purchasing với Procurement Manager là gì?

Xét về bản chất, Purchasing tuy cũng được hiểu là mua hàng nhưng mang nghĩa hẹp hơn so với Procurement. Nói một cách đơn giản, Purchasing dùng để chỉ người thực hiện công việc mua về một loại hàng hóa và dịch vụ nào đó cho doanh nghiệp. Như vậy Purchasing chỉ là một khâu nhỏ nằm trong chuỗi quy trình mua hàng lớn gọi là Procurement. Người Quản lý mua hàng (Procurement Manager) có vai trò và nhiệm vụ lớn hơn nhiều so với nhân viên Purchasing.

Xem thêm: Tuyển Dụng, Việc Làm Procurement Manager tại Careerlink

Công việc cụ thể của một Procurement Manager là gì?

Muốn hiểu rõ hơn về vị trí việc làm này, bạn đọc cần nắm bắt công việc cụ thể của một Procurement Manager là gì. Trên thực tế, với cương vị là một Quản lý mua hàng, Procurement Manager sẽ đảm trách nhiều nhiệm vụ trọng yếu dưới đây:

– Xây dựng chiến lược và kế hoạch mua hàng cho công ty;

– Đảm bảo tính ổn định và duy trì hoạt động mua hàng cho công ty;

– Tìm kiếm các nguồn hàng mới sao cho công ty được lợi nhất;

– Tiến hành thu thập thông tin, xem xét và đo lường số liệu đánh giá về hiệu quả của các nhà cung ứng trên thị trường. Từ đó tạo ra cơ sở dữ liệu đáng tin cậy để lựa chọn nhà cung ứng phù hợp với công tuy;

– Trực tiếp thương lượng với đối tác cung ứng về giá cả, điều kiện, số lượng… của nguyên vật liệu;

– Đàm phám các điều khoản trong hợp đồng mua hàng với đối tác cung ứng và đại diện công ty ký hợp đồng;

– Lên kế hoạch và tổ chức các buổi đấu thầu để chọn lựa được nhà cung ứng phù hợp với yêu cầu lẫn điều kiện tài chính của công ty;

 – Trực tiếp giám sát, kiểm tra nguồn hàng cung ứng của đối tác về các mặt: số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng căn cứ theo thỏa thuận đã ký kết trên hợp đồng.

– Khiếu nại hoặc yêu cầu đối tác cung ứng bồi thường nếu có sai sót so với điều khoản hợp đồng.

– Kiểm kê và quản lý hàng tồn kho để đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp không bị gián đoạn hay ứ đọng nguyên vật liệu.

Sau khi tìm hiểu công việc cụ thể của một Procurement Manager là gì, bạn sẽ thấy rằng đây là một vị trí có nhiều trọng trách trong công ty. Công việc chính của vị trí này nhìn chung là lên kế hoạch tìm kiếm nguồn hàng, thực hiện kiểm soát và quản lý các khâu mua hàng sao cho tối ưu và hiệu quả nhất đối với công ty.

Kỹ năng cần có ở một Procurement Manager là gì?

Để đảm nhận nhiều công việc phức tạp kể trên đòi hỏi người Quản lý mua hàng cần hội tụ nhiều kỹ năng cần thiết. Vậy các kỹ năng cần có ở một Procurement Manager là gì? Đó là:

Kỹ năng thương lượng

Đây là kỹ năng cần thiết nhất, cũng là kỹ năng quan trọng nhất để đánh giá một Procurement Manager có làm việc hiệu quả hay không. Procurement Manager có kỹ năng thương lượng tốt sẽ đem về cho công ty các hợp đồng mua hàng có lợi, vừa được hưởng chi phí thấp vừa có chất lượng cao.

Kỹ năng quản lý tài chính

Một người Procurement Manager giỏi cần có kỹ năng quản lý tài chính tốt. Nhờ đó, họ sẽ quản lý hiệu quả ngân sách công ty và thực hiện mua hàng thành công với số ngân sách hiện có. Từ đó họ giúp đảm bảo được quá trình sản xuất và kinh doanh của công ty đi vào quỹ đạo ổn định, thậm chí gia tăng lợi nhuận.

Kỹ năng quản lý rủi ro

Kỹ năng quản lý rủi ro giúp người Quản lý mua hàng có tầm nhìn xa trông rộng. Nhờ có kỹ năng này, Quản lý mua hàng có thể xem xét về giá cả của nhà cung ứng trong sự đối chiếu với điều kiện của công ty để cân nhắc rủi ro, qua đó đưa ra lựa chọn đối tác phù hợp. Ngoài ra, họ còn có khả năng đoán định các rủi ro có thể xảy đến trong quá trình giao dịch mua hàng để kịp thời ngăn chặn hoặc chuyển sang phương án dự phòng

Kỹ năng lãnh đạo

Với vai trò một người quản lý, Procurement Manager không chỉ kiểm soát các khâu của quy trình mua hàng mà còn thâu tóm toàn bộ nhân sự trong bộ phận mua hàng. Muốn cho công việc được trôi chảy và hiệu quả, Procurement Manager cần phải có kỹ năng lãnh đạo tốt. Kỹ năng này giúp người Quản lý mua hàng tạo ra được sự kết nối, đoàn kết và tương tác hiệu quả giữa các nhân viên. Thông qua đó, quá trình mua hàng sẽ trở nên thuận lợi, suôn sẻ và đẩy mạnh hiệu suất công việc.

Những thách thức của Procurement Manager là gì?

Thu mua ngày càng trở thành một chức năng quan trọng trong chiến lược của doanh nghiệp nhằm cắt giảm chi phí và tăng hiệu quả. Procurement Manager chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng, giảm thiểu rủi ro, quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, có nhiều thách thức phải đối mặt hàng ngày.

Quản lý chi tiêu và hạn chế chi phí

Đối với các Procurement Manager, họ cần phải có một đội ngũ mạnh mẽ và năng lực trong suốt quá trình thu mua và tìm nguồn cung ứng đầu cuối để đảm bảo chi phí được kiểm soát. Nếu không có đội ngũ chuyên trách tìm nguồn cung ứng chất lượng, các yêu cầu thường không được nắm bắt hoặc xem xét chính xác và lãng phí tiền vào các sản phẩm và dịch vụ có đặc điểm kỹ thuật cao không cần thiết.

Nếu không có một đội ngũ quản lý quy trình và việc tuân thủ hợp đồng của nhà cung cấp, thìvượt quá chỉ tiêu sẽ trở thành một vấn đề. Cuối cùng, nếu không có con người, quy trình hoặc công nghệ để đo lường và theo dõi chi tiêu hiện tại, thì sẽ có tình trạng chi tiêu quá mức, nghĩa là vào thời điểm bất kỳ ai nhận thấy chi tiêu vượt quá ngân sách, thì đã quá muộn.

Dữ liệu không chính xác

Dữ liệu không chính xác là một trong những thách thức lớn mà các Procurement Manager phải đối mặt. Với quy trình mua sắm trở nên tự động, có một số nền tảng và chương trình độc lập để quản lý quy trình này. Do các chương trình này không được liên kết nên việc nhập dữ liệu chủ yếu được thực hiện thủ công dẫn đến lỗi. Với dữ liệu không chính xác và không đáng tin cậy, các doanh nghiệp không thể đưa ra quyết định mua sắm đúng đắn hoặc tạo đơn đặt hàng vì điều này có thể dẫn đến lượng hàng tồn kho dư thừa, thiếu hàng tồn kho, quy trình phê duyệt có thể bị đình trệ và các thách thức thu mua bổ sung khác có khả năng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Tuân thủ hợp đồng  

Một thách thức khác trong thu mua là sự tuân thủ hợp đồng của các nhà cung cấp. Với rất nhiều nhà cung cấp khác nhau, rất khó để kiểm tra xem liệu các nhà cung cấp có hoàn thành nghĩa vụ của họ hay không. Các báo cáo cho biết 29% doanh nghiệp nói rằng việc tuân thủ phải được cải thiện.

Cần quản lý rủi ro tốt hơn

Một thách thức lớn khác trong quá trình thu mua là rủi ro cung ứng. Một số rủi ro lớn theo sau chuỗi cung ứng bao gồm quản lý hợp đồng nhà cung cấp duy nhất, rủi ro thị trường (tính sẵn có của sản phẩm, biến động giá), gian lận tiềm ẩn (trộm cắp hoặc gian lận hóa đơn), chi phí, chất lượng, rủi ro giao hàn…

Các Procurement Manager phải xác định các nhà cung cấp tốt nhất để đảm bảo cung cấp hàng hóa và dịch vụ ổn định và chất lượng. Họ cũng phải liên tục giám sát các nhà cung cấp để đảm bảo rằng tất cả các nhu cầu và tiêu chuẩn giao hàng được đáp ứng. Giảm thiểu rủi ro là một mối quan tâm chính trong chức năng mua sắm thường bị bỏ qua và tất cả những rủi ro này có tác động đáng kể đến lợi nhuận.

Qua những chia sẻ về Procurement Manager là gì cùng các khía cạnh liên quan ở trên, có lẽ bạn đọc đã hiểu rõ hơn về vị trí việc làm này. Nếu bạn đang là một nhân viên thuộc bộ phận mua hàng, Procurement Manager là một “chiếc ghế” hấp dẫn mà bạn nên đặt mục tiêu hướng tới.

 

Pha Lê

Game Designer là gì? Công việc có thú vị không? Bạn có thể trở thành một Game Designer chuyên nghiệp không? Hãy cùng tìm hiểu cụ thể về công việc và những yêu cầu của nghề để thấy được tiềm năng phát triển của lĩnh vực vô cùng mới mẻ này nhé.

Game Designer là gì?

Game Designer là cụm từ chỉ nghề nghiệp bằng tiếng Anh khi dịch ra tiếng Việt có nghĩa là người làm nghề thiết kế game. Nhiệm vụ của những người này là lên các ý tưởng mô tả về game bao gồm loại game, tính chất, cách chơi, câu chuyện trong game và các nhân vật…

Khi bắt đầu quá trình phát triển một game, người thiết kế sẽ cần lên ý tưởng, cốt truyện cho game, sáng tạo ra các nhân vật, mục tiêu, luật lệ chơi cùng các thử thách để tạo dựng thành nền tảng của trò chơi. Đây là những công việc cần cả sự sáng tạo và hiểu được tâm lý của người chơi để cuốn hút họ bằng thiết kế đẹp mắt, cốt truyện và các thử thách hấp dẫn.

Hiện tại rất nhiều Game Designer có xuất thân là game thủ bởi kinh nghiệm chơi đa dạng game cùng sự thấu hiểu tâm lý người chơi đã mang lại lợi thế lớn cho họ.

Công việc của Game Designer là gì?

Do đặc thù công việc, Game Designer cần có các kỹ năng, kiến thức của rất nhiều nghề khác như công nghệ thông tin, lập trình, sáng tạo nội dung, khả năng thẩm mỹ…

Từ giai đoạn ấp ủ ý tưởng game, các Game Designer đã phải cân nhắc về thể loại game, đối tượng khách hàng mục tiêu của game, các quy tắc, luật lệ, thử thách và những cách chơi hấp dẫn. Từ đó, Game Designer đưa ra các tính năng của nhân vật, các yếu tố của game. Và để game có thể tiếp cận đến lượng lớn độc giả. Các Game Designer lại cần kỹ năng viết lách để mô tả câu chuyện trong game, viết thoại, đặt tên nhân vật và viết hướng dẫn chơi một cách dễ hiểu nhất.

Khi đã định hình cơ bản được game rồi, người thiết kế sẽ tiếp tục hoàn thiện từ các chi tiết nhỏ như âm thanh, ánh sáng, màu sắc, các hoạt động, chi tiết sao cho game trở nên lôi cuốn hơn đối với người chơi. Các luật chơi, thử thách, cách tính điểm, đo lường cũng cần được thiết kế để không quá khó và cũng không quá dễ đạt được những kết quả nhất định.

Xem thêm: Việc Làm Game tại Careerlink

Yêu cầu để trở thành một Game Designer là gì?

Khả năng sáng tạo

Đây là yếu tố tiên quyết xác định xem một người có phù hợp với công việc này không. Vì trong hầu hết toàn bộ những nhiệm vụ của Game Designer thì sáng tạo là phần nền móng của một game được thiết kế mới.

Khi toàn thị trường game hiện nay đang có xu hướng bão hòa thì người thiết kế game cần phải có khả năng sáng tạo không ngừng nghỉ, tạo ra những game mang tính độc đáo và hấp dẫn. Với những tầng lớp nhân vật, những hoạt cảnh biến hoá không ngừng là yếu tố giữ chân người chơi quan trọng trong game bên cạnh độ khó và sự gây nghiện của trò chơi.

Cẩn thận, tỉ mỉ

Để trả lời cho câu hỏi kỹ năng quan trọng của Game Designer là gì, chắc chắn sẽ không thể thiếu sự cẩn trọng và tỉ mỉ. Có một sự thật là ngày càng nhiều game thì sự cạnh tranh giữa các game càng khốc liệt. Người chơi ngày một khó tính nên người thiết kế cần chăm chút đến những chi tiết nhỏ nhất trong game. Nhất là chi tiết nhỏ tạo nên tính bất ngờ sẽ dễ được đánh giá cao hơn. Ngoài ra khả năng quan sát chi tiết còn có ích cho việc loại bỏ những lỗi từ nhỏ nhất, mang lại trải nghiệm trọn vẹn cho người chơi.

Kiến thức nền tốt

Kiến thức cơ bản về game dành cho việc áp dụng trong các quá trình xây dựng game. Nắm vững nó, người thiết kế sẽ đảm bảo biết được và cung cấp đầy đủ các yếu tố để phát triển một game hấp dẫn.

Phổ kỹ năng rộng

Một người thiết kế game cần có kỹ năng ở rất nhiều ngành nghề khác nhau để có thể hoàn thành được tốt công việc của mình.

–       UI designer: Là thiết kế trải nghiệm giao diện người dùng, là yếu tố đầu tiên quyết định người dùng đi hay ở 1 trò chơi bất kỳ.

–       Kỹ năng lập trình: là kỹ năng giúp bạn xây dựng ý tưởng thành hình hài của một game bất kỳ. Ngoài ra kiến thức về lập trình cũng giúp thiết kế trao đổi hiệu quả với lập trình. Đảm bảo quá trình hoàn thiện game diễn ra ổn thỏa.

–       Kỹ năng đồ họa: Một chút năng lực thẩm mỹ và kỹ năng đồ họa cơ bản giúp bạn có thể phối hợp làm việc được với nhóm mỹ thuật hiệu quả.

–       Tinh thần làm việc nhóm: Để hoàn thiện một game cần rất nhiều công đoạn và quá trình và sự đóng góp của nhiều vị trí, bộ phận nghiệp vụ. Thế nên khả năng gắn kết, phối hợp trơn tru hiệu quả là một kỹ năng cần thiết để hoàn thiện sản phẩm và ra mắt người chơi đúng tiến độ.

Cơ hội và thách thức khi trở thành một Game Designer là gì?

Game Designerngày càng nhận được sự quan tâm của nhiều bạn trẻ hơn bởi tính kích thích óc sáng tạo và giải trí của nghề. Sự kết hợp của việc vừa làm vừa chơi cuốn hút những tài năng và sự tò mò của người trẻ. Trong tương lai nghề này sẽ có tiềm năng phát triển rất lớn bởi nhu cầu thị trường ngày càng cao. Đây thực sự là cơ hội rộng mở cho các bạn trẻ thỏa mãn trí tưởng tượng dồi dào của mình.

Học thiết kế game ở đâu?

Ở Việt Nam hiện nay, nghề thiết kế game chưa được đào tạo chính thức. Tuy nhiên, bạn có thể trở thành một Game Designer thông qua các ngành học liên quan như thiết kế đồ họa, truyền thông đa phương tiện tại các trường như Đại học Mỹ thuật công nghiệp, Đại học Mỹ thuật TPHCM, Đại học Kiến trúc…

Trên đây là những chia sẻ về Game Designer là gì và con đường để trở thành một Game Designer chuyên nghiệp, hi vọng bạn sẽ có thêm thông tin về một ngành nghề mới và chọn được hướng phát triển sự nghiệp phù hợp.

 

Hà Phương

Bạn đã dành thời gian nghiên cứu và biết rằng nhu cầu kế toán đang ngày càng tăng và công việc kế toán có thể đảm bảo một sự nghiệp an toàn với nhiều cơ hội thăng tiến. Nhưng bạn đã tự hỏi liệu kế toán có phù hợp với mình không hay bạn đã trả lời câu hỏi mình có nên làm kế toán không?

Không phải ai cũng có thể trở thành một kế toán viên. Bạn cần có sự hiểu biết về công nghệ và con số cũng như khả năng làm việc tốt với mọi người. Bạn cần có khả năng chú ý đến chi tiết nhưng vẫn hiểu được tình hình kinh doanh tổng thể.

Ngoài thiên hướng về các con số, bạn có tính cách cần thiết để trở thành một kế toán không? Dưới đây là 8 câu hỏi giúp bạn trả lời cho thắc mắc bạn có nên theo đuổi công việc kế toán hay không.

Bạn có khả năng chú ý vào chi tiết không?

Nếu bạn là người hướng về chi tiết thì bạn rất chú ý đến những điều nhỏ nhặt. Điều đó có nghĩa là bạn có thể thích các đường xếp ly phẳng phiu trên quần tây hoặc áo sơ mi, nhưng nó còn rộng hơn phạm vi trang phục. Nó có nghĩa là bạn tận tâm và tập trung vào độ chính xác. Bạn tự hào mình là người cầu toàn. Bạn cũng kiên nhẫn và kiên trì tìm kiếm câu trả lời cho những câu hỏi khó.

Bạn có phải là người giao tiếp tốt?

Bạn nghĩ kế toán chỉ liên quan đến toán học? Mặc dù đây là công việc kế toán dựa trên các con số, nhưng các vấn đề kinh doanh trong thế giới thực không tự thể hiện dưới dạng các phương trình toán học, ngay cả khi cần có toán học để giải quyết chúng. Bạn cần phải giỏi ngôn từ – có khả năng đọc cẩn thận đồng thời là một người giao tiếp bằng lời nói và văn bản tốt, có thể trình bày và giải thích dữ liệu tài chính, các quy định mới, kế hoạch cũng như kết quả kinh doanh.

Xem thêm: Việc Làm Kế Toán tại Website Careerlink

Bạn có thể ngồi vào “ghế nóng” không?

Lĩnh vực kế toán là một nghề có áp lực cao. Kế toán là ngôn ngữ kinh doanh, có nghĩa là khi các nhà lãnh đạo của một công ty muốn biết tại sao có điều gì đó không ổn thì họ sẽ tìm đến bộ phận kế toán. Xét cho cùng, trong kinh doanh, mọi thứ đều nằm ở con số, và điều đó khiến kế toán trở thành những người được tin cậy hoặc thường xuyên được tìm kiếm khi có khó khăn xảy ra trong bất kỳ doanh nghiệp nào.

Bạn có coi trọng sự trung thực và chính trực không?

Nhân viên kế toán chịu trách nhiệm chính không chỉ đối với hồ sơ tài chính của doanh nghiệp mà còn về sức khỏe tài chính tổng thể của công ty. Họ có quyền truy cập vào các tài liệu tài chính nhạy cảm, chẳng hạn như biểu mẫu thuế và báo cáo bảng cân đối kế toán nên công việc yêu cầu mức độ liêm chính cao và đạo đức nghề nghiệp. Điều đó có nghĩa là bạn phải trung thực – cam kết chỉ làm điều đúng và không dao động ngay cả khi bị thử thách.

Bạn có phải là người tuân theo các quy tắc không?

Bạn có tuân theo các quy tắc ngay cả khi bạn không đồng ý với chúng? Công việc kế toán đòi hỏi bạn phải tuân theo rất nhiều quy tắc, nguyên tắc và các quy định dữ liệu nào cần báo cáo và báo cáo như thế nào. Mặc dù bạn có thể sáng tạo về cách thiết lập bảng tính hoặc báo cáo nhưng “kế toán sáng tạo” hoặc tạo ra các quy tắc của riêng bạn thì không. 

Bạn có chịu được sự lặp đi lặp lại?

Phần lớn công việc kế toán mang tính giao dịch và lặp đi lặp lại hàng ngày, hàng quý và hàng năm. Các quy trình giống nhau, các mục giống nhau sẽ được thực hiện hàng tháng. Tất nhiên, các con số thay đổi nhưng các thủ tục thì không. Điều này có nghĩa là kế toán viên phải cảm thấy thoải mái khi trở nên quá quen thuộc với cơ cấu và quy trình.

Bạn có hiếu kỳ không?

Trách nhiệm chính của bạn với tư cách là một kế toán viên là bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là bạn không thể chỉ đánh giá mọi việc qua vẻ ngoài của nó. Công việc của bạn là đặt câu hỏi về mọi thứ và sau đó sẵn sàng đào sâu tìm hiểu – thực hiện các nghiên cứu cần thiết để tìm ra câu trả lời và giải quyết sai sót. Đối với những người ham học hỏi, đây có thể là một công việc khiến họ thỏa mãn, đặc biệt khi khả năng vượt qua thử thách của họ mang đến thành công cho công ty.

Bạn đã sẵn sàng cho việc học tập suốt đời?

Kế toán có xu hướng dành nhiều tâm huyết cho việc học tập thường xuyên, đặc biệt là công việc kế toán thuế. Bộ luật thuế và các quy định tài chính khác có thể thay đổi theo thời gian và bạn cần phải cập nhật những thay đổi đó liên tục. Nếu bạn thích học những điều mới, có lẽ đã đến lúc bạn nên cân nhắc việc lấy bằng kế toán.

Pha Lê

 

Có rất nhiều kỹ năng cần thiết để làm tốt công việc thiết kế đồ họa ngoài con mắt nghệ thuật và cách sử dụng phần mềm thiết kế mới nhất. Các chương trình học không chỉ dạy về các kiến thức chuyên môn mà còn có một yếu tố quan trọng khác bạn có thể chưa xem xét đến, đó là kỹ năng mềm.                                                

Hãy xem để biết những kỹ năng mềm nào có thể tạo ra sự khác biệt trong sự nghiệp thiết kế đồ họa của bạn nhé.

Lắng nghe

Đây có lẽ là kỹ năng quan trọng nhất. Khi trao đổi cùng sếp (hoặc khách hàng đối với freelancer) về dự án mới, một nhà thiết kế giỏi sẽ dành phần nhiều thời gian của cuộc trò chuyện để lắng nghe. Phần lớn những gì họ nói sẽ ở dạng câu hỏi phù hợp và thông minh, được đặt ra nhằm thu thập thông tin mấu chốt về dự án thiết kế. Lắng nghe có nghĩa là bạn có được kiến ​​thức quan trọng và chính điều này sẽ giúp tạo ra các giải pháp thiết kế thực sự hiệu quả.

Giao tiếp

Kỹ năng của một nhà thiết kế đồ họa sẽ không hoàn thiện nếu không có khả năng giao tiếp tốt. Giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong việc giới thiệu ý tưởng của bạn cũng như thuyết phục cấp trên hoặc khách hàng chấp nhận ý kiến đó. Ngoài ra, kỹ năng này cũng giúp quản lý kỳ vọng của sếp liên quan đến tiến độ và chất lượng công việc.

Xem thêm: Tìm Việc Làm Thiết Kế Đồ Họa tại Careerlink

Tư duy đổi mới

Nhìn mọi vật với con mắt của người mới là cơ sở quan trọng cho một tư duy phát triển. Khi bạn nghĩ rằng bạn biết tất cả các giải pháp khả thi cho một vấn đề thiết kế ngay từ đầu, bạn sẽ ngừng xem xét những ý tưởng mới, sáng tạo hơn.

Trái lại, khi bạn tiếp cận các vấn đề với suy nghĩ của người mới bắt đầu hoặc với ý tưởng rằng luôn có chỗ cho sự phát triển và cải tiến, bạn sẽ cân nhắc các giải pháp từ các nguồn rộng hơn. Bạn có nhiều khả năng nảy ra một ý tưởng chưa từng được thử trước đây. Điều đó tác động trực tiếp đến sự sáng tạo và đổi mới của bạn.

Tư duy đổi mới cũng rất quan trọng vì tốc độ phát triển của thiết kế và công nghệ. Những gì đã là xu thế cách đây một năm có thể bây giờ đã lỗi thời. Nếu không đổi mới và liên tục phát triển, bạn sẽ chỉ xoay quanh các mẫu thiết kế cũ mà mọi người đã nhìn thấy trước đây.

xxx“Sáng tạo, đổi mới luôn là yếu tố sống còn để làm tốt công việc thiết kế đồ họa”.xxx

Giải quyết mâu thuẫn

Tại sao điều này lại quan trọng trong công việc thiết kế đồ họa? Các nhà thiết kế đồ họa làm việc với đồng đội, sếp và khách hàng, vì vậy chắc chắn sẽ có bất đồng xảy ra theo thời gian. Các nhà thiết kế có kỹ năng giải quyết mâu thuẫn có thể giữ bình tĩnh trong khi giúp mọi người tiến tới giải pháp. Điều này nói thì dễ hơn làm, nhưng nó rất cần thiết cho mối quan hệ giữa bạn và khách hàng cũng như khả năng tiến xa hơn trong sự nghiệp.

Quản lý thời gian

Hầu hết các nhà thiết kế đồ họa thường đảm nhận nhiều dự án cùng lúc. Người làm việc nơi công sở có xu hướng làm nhiều việc để có thêm kinh nghiệm và các freelancer thường nhận nhiều hơn những gì họ nghĩ họ có thể hoàn thành.  

Đây là lúc cần đến kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Có thể sử dụng tốt thời gian không chỉ làm tăng tối đa chất lượng công việc mà về tổng thể bạn sẽ ít căng thẳng hơn. Chắc chắn bạn sẽ không muốn liên tục lo lắng về công việc trong khi đang xem một bộ phim phải không? Nếu quản lý thời gian không tốt, sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc sẽ bị mất đi, dẫn đến việc bạn sẽ bị kiệt sức và chán nản.

Kiên trì, bền bỉ

Với công việc thiết kế đồ họa, sẽ có những thay đổi, sẽ có những lần phải thực hiện lại và sẽ có những thứ bị loại bỏ vào phút cuối. Điều này đòi hỏi bạn phải có khả năng tiếp nhận mọi thứ một cách bình tĩnh và kiên trì. Thay đổi cho phù hợp là điều không thể tránh khỏi, do đó hãy kiên trì tạo ra thiết kế tốt nhất mà bạn có thể.

Trí tuệ cảm xúc

Trí tuệ cảm xúc (còn được gọi là EQ) là khả năng nhận thức, kiểm soát và thể hiện cảm xúc của một người cũng như xử lý vấn đề giữa các cá nhân một cách thấu đáo.

Tại sao điều này rất quan trọng đối với các nhà thiết kế? Hầu hết các thiết kế được tạo ra nhằm thu hút và thuyết phục một nhóm đối tượng nào đó, điều này đòi hỏi mức độ hiểu biết nhất định về tâm lý con người và điều gì thúc đẩy họ. Trí tuệ cảm xúc có liên quan mật thiết đến điều đó.

Bên cạnh tác động trực tiếp trong công việc, trí tuệ cảm xúc cũng ảnh hưởng đến cách bạn hợp tác với các thành viên trong nhóm, khách hàng và người quản lý. Những người có EQ cao thường làm việc tốt hơn với những người khác và có các mối quan hệ công việc hài hòa hơn.

Bạn có thể thấy rằng công việc thiết kế đồ họa đòi hỏi nhiều kỹ năng hơn bạn có thể nhận ra! Có kỹ năng đồ họa xuất sắc là điều bắt buộc, nhưng đó không phải là tất cả. Tính cách và kỹ năng mềm của bạn cũng là yếu tố quan trọng. Hãy chứng tỏ bạn là một người chuyên nghiệp thực sự bằng cách đạt được và liên tục cải thiện những kỹ năng mềm này nhé.

Pha Lê

 

Vì sao thư cảm ơn khách hàng lại quan trọng và một lá thư cảm ơn ý nghĩa bao gồm các yếu tố nào?

Tất cả chúng ta đều đã được học về giá trị của lời cảm ơn. Sau khi được tặng một món quà, được tạo một cơ hội tốt, được giúp đỡ hỗ trợ… bạn cần nói lời cảm ơn sớm nhất có thể. Điều này cho thấy bạn đánh giá cao và trân trọng thời gian cũng như sự hào phóng của đối phương.

Một tình cảm tương tự cũng nên được áp dụng để cảm ơn khách hàng của bạn. Họ đã dành thời gian và nguồn lực để hỗ trợ doanh nghiệp và nếu bạn bày tỏ sự tri ân qua một lá thư, họ sẽ rất vui lòng.

Tại sao thư cảm ơn khách hàng lại quan trọng?

Được nghe lời cảm ơn luôn mang lại cảm giác vui vẻ. Nhưng khi bạn nói điều đó với khách hàng đúng cách, nó có thể có ý nghĩa hơn rất nhiều. Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, chúng ta gần như không có đủ thời gian gặp gỡ trực tiếp khách hàng của mình. Gửi lời cảm ơn chân thành qua email hoặc qua thư là một cách để xây dựng thương hiệu tích cực, cho thấy bạn coi trọng mối quan hệ với khách hàng, khiến họ cảm thấy được tôn trọng và tăng khả năng giới thiệu các khách hàng mới.

Khi nào bạn nên gửi thư cảm ơn?

Khi có khách hàng mới

Sự tiếp đón đầu tiên sẽ quyết định tương lai mối quan hệ của khách hàng với doanh nghiệp. Vì vậy bạn chắc chắn nên gửi thư cảm ơn đến khách hàng mới qua thư hoặc email. Sự chào đóng nồng nhiệt đó sẽ khiến họ quay trở lại thêm nhiều lần nữa.

Khi đó là khách hàng thân thiết

Nếu một khách hàng được phục vụ tốt, họ sẽ luôn nhớ và quay lại với dịch vụ yêu thích. Họ sẽ có niềm tin với doanh nghiệp và từ đó trở thành khách hàng thân thiết. Đổi lại, ở vai trò người bán bạn cũng cần đáp lại tình cảm đó bằng cách thể hiện sự tôn trọng qua các email cảm ơn chỉn chu.

Những dịp đặc biệt

Vào những ngày đặc biệt như dịp cuối năm, ngày lễ và sinh nhật, hãy dành thời gian để gửi email tri ân đến tất cả khách hàng của bạn.

Khi khách hàng mua với số lượng lớn

Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn hơn bình thường, bạn nên gửi email cảm ơn và chúc họ những điều ý nghĩa nhất.

Khi có các chương trình khuyến mãi

Nếu doanh nghiệp của bạn đang có chương trình khuyến mãi về một số sản phẩm nhất định, bạn nên gửi email cảm ơn đến những người mua lần đầu tiên và điều này có thể khiến họ quay trở lại.

Điều gì làm cho lá thư cảm ơn khách hàng trở nên tuyệt vời?

Càng sớm càng tốt

Nếu bạn đang viết thư cảm ơn khách hàng liên quan đến một sự kiện cụ thể, chẳng hạn như lần giao dịch đầu tiên của khách hàng, hãy đảm bảo gửi email càng sớm càng tốt, trong vòng 24 giờ nếu có thể, vì chờ đợi sẽ làm giảm tác động tích cực mà lời cảm ơn có thể mang lại.

“Làm theo đúng định dạng và duy trì một giọng điệu tích cực từ đầu đến cuối sẽ làm tăng thêm tính hiệu quả cho bức thư cảm ơn khách hàng của bạn.”

Bắt đầu một cách ấn tượng

Cho dù bạn đang gửi thư tay hay email, hãy đảm bảo rằng nó mang lại một sự rung cảm tích cực ngay từ khi xuất hiện ở hộp thư đến của khách hàng. Đối với email cảm ơn, điều này đặc biệt quan trọng. Cá nhân hóa dòng tiêu đề có thể làm tăng tỉ lệ mở email lên 50%, vì vậy hãy thử những câu như “Cảm ơn [tên khách hàng] vì đã là một khách hàng tuyệt vời”.

Một nguyên tắc chung là bao gồm các từ như “cảm ơn”, “có giá trị” hoặc “đánh giá cao” (hoặc từ đồng nghĩa) trong phần đầu của lời cảm ơn.

Sử dụng chi tiết để làm cho bức thư trở nên độc đáo

Cách chắc chắn nhất để làm rõ với khách hàng rằng bạn không sử dụng các mẫu thư có sẵn là bao gồm các chi tiết chỉ áp dụng cho họ. Điều này có thêm lợi ích là làm cho bức thư trở nên chân thực hơn. Chẳng hạn, nếu khách hàng là công ty đã tung ra một sản phẩm mới hoặc đạt được danh hiệu hay giải thưởng, hãy đề cập điều đó trong thư cảm ơn như “Tôi xin gửi lời cảm ơn vì một năm hợp tác thành công vừa qua. Chúng tôi rất vui khi thấy công ty của bạn đạt được [giải thưởng]”.

Thắt chặt mối quan hệ trong tương lai

Tiếp theo, hãy cho thấy rằng bạn mong muốn được tiếp tục mối quan hệ làm việc và sẽ làm những điều cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh với họ trong tương lai, ví dụ như:

“Chúng tôi đánh giá bạn rất cao với tư cách là một khách hàng đã sử dụng sản phẩm của chúng tôi trong năm qua và chúng tôi rất muốn biết nếu bạn có bất kỳ phản hồi hoặc thắc mắc về việc sử dụng sản phẩm đó. Như mọi khi, chúng tôi luôn sẵn sàng tiếp nhận các ý kiến đóng góp và giải đáp thắc mắc một cách thỏa đáng”.

Không sử dụng thư để quảng bá

Khi viết thư cảm ơn khách hàng thân thiết bằng cách viết một lời nhắn nhủ ân cần được cá nhân hóa, hãy đảm bảo rằng bạn không vô tình sử dụng bất kỳ ngôn ngữ quảng cáo nào. Hãy bỏ qua các chi tiết về sản phẩm mới sắp ra mắt hoặc phiếu giảm giá 20%. Đây là lúc tập trung vào khách hàng, không phải bản thân hay công ty của bạn.

Lời cảm ơn được thể hiện một cách chân thành là điều đầu tiên mà khách hàng sẽ nhớ về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Bày tỏ lòng biết ơn đối với khách hàng một cách đúng đắn và vào đúng thời điểm sẽ tạo nên sự thay đổi lớn cho doanh nghiệp. Vào dịp cuối năm này, hãy gửi đi những lá thư cảm ơn khách hàng để bày tỏ lời tri ân chân thành nhất, bạn sẽ nhận thấy sự cải thiện tích cực trong mối quan hệ với khách hàng. 

 

Nguyễn Lý