Mỗi lần siêu thị hết hàng đúng cuối tuần, hoặc nhà máy phải xả lô hàng sắp hết hạn, phía sau thường là một con số dự báo lệch. Người chịu trách nhiệm cho con số ấy là chuyên viên hoạch định nhu cầu demand planning, vị trí ngồi giữa bộ phận kinh doanh và tài chính, gần như không bao giờ làm hài lòng cả hai cùng lúc.
Tổng quan nhanh
– Người hoạch định nhu cầu dịch kỳ vọng bán hàng thành con số đặt hàng và sản xuất, rồi chịu trách nhiệm khi con số đó lệch về một trong hai phía.
– Nghề này được chấm điểm bằng sai số dự báo MAPE, mức tồn kho an toàn và tỷ lệ đáp ứng đơn hàng, chứ không phải bằng doanh số.
– Công cụ làm việc hằng ngày là Excel nâng cao, SQL cơ bản và phân hệ hoạch định trong hệ thống ERP của doanh nghiệp.
– Ngành hàng tiêu dùng nhanh, bán lẻ và dược phẩm tuyển vị trí này nhiều nhất vì vòng đời hàng ngắn và biến động mùa vụ lớn.
1. Mâu thuẫn nằm ở giữa: chết vốn hay mất đơn hàng
Mọi mô tả công việc đều viết rằng chuyên viên hoạch định nhu cầu demand planning “dự báo nhu cầu thị trường”. Câu đó đúng nhưng bỏ qua phần khó nhất: dự báo không có đáp án đúng, chỉ có hai kiểu sai và người làm phải chọn mình sẽ sai về phía nào.
Khi con số dự báo cao hơn thực tế, nhà máy sản xuất dư, bộ phận mua hàng đặt thừa nguyên liệu, kho chất đầy pallet. Tiền của doanh nghiệp nằm chết trong hàng tồn, phí lưu kho vẫn chạy mỗi ngày, và với hàng có hạn sử dụng ngắn thì kết cục là giảm giá xả hàng hoặc hủy. Bộ phận tài chính sẽ là nơi lên tiếng đầu tiên.
Khi con số dự báo thấp hơn thực tế, kệ hàng trống đúng lúc khách cần. Doanh thu mất đi không lấy lại được, nhân viên kinh doanh mất chỉ tiêu, và nếu khách chuyển sang sản phẩm khác thì thiệt hại kéo dài hơn một tháng.
Người hoạch định nhu cầu hiếm khi được khen khi hàng luôn có sẵn trên kệ, nhưng luôn bị hỏi khi kho đầy hoặc khi kệ trống.
Vì vậy công việc thực chất không phải là tìm con số đúng, mà là đàm phán một con số cả kinh doanh lẫn tài chính đều chấp nhận sống chung, rồi ghi rõ ai đã đồng ý điều gì. Phần “ghi lại” nghe hành chính nhưng là thứ bảo vệ người làm nghề khi có sự cố.
2. Một tháng làm việc chạy theo chu trình S&OP
Nhịp làm việc của một chuyên viên hoạch định nhu cầu demand planning không tự do mà bị đóng khung bởi chu trình hoạch định bán hàng và vận hành, thường gọi tắt là S&OP (Sales and Operations Planning). Đây là chuỗi cuộc họp lặp lại hằng tháng, ràng buộc dự báo bán hàng với năng lực sản xuất và ngân sách. Ở doanh nghiệp vận hành nghiêm túc, lịch S&OP gần như bất di bất dịch và người hoạch định nhu cầu là người giữ nhịp cho toàn bộ chuỗi họp này.
Bạn có thể tham khảo thêm việc làm vận chuyển / giao thông / kho bãi đang tuyển dụng trên CareerLink để nắm rõ nhu cầu thực tế và yêu cầu của nhà tuyển dụng.
| Giai đoạn trong tháng | Việc người hoạch định nhu cầu làm | Đầu ra |
|---|---|---|
| Tuần 1 – Rà soát dữ liệu | Chốt số bán thực tế tháng trước, tách phần bán do khuyến mãi khỏi nhu cầu nền, xử lý đơn hàng bất thường | Báo cáo sai số dự báo |
| Tuần 2 – Dự báo thống kê | Chạy mô hình theo xu hướng và mùa vụ, chỉnh tay mã hàng mới hoặc từng đứt hàng | Dự báo cơ sở theo mã hàng |
| Tuần 3 – Họp nhu cầu | Ngồi với kinh doanh và tiếp thị để cộng tác động của khuyến mãi, sản phẩm mới, khách hàng lớn | Dự báo đồng thuận (consensus forecast) |
| Tuần 3 – Họp cung ứng | Đối chiếu dự báo với năng lực máy, thời gian đặt nguyên liệu và sức chứa kho | Phần nhu cầu nguồn cung chưa đáp ứng |
| Tuần 4 – Họp điều hành | Trình bày phương án đánh đổi giữa mức phục vụ, tồn kho và chi phí để ban giám đốc chọn | Kế hoạch duyệt, thành lệnh sản xuất và đơn mua |
Đáng chú ý là chỉ tuần 2 mới là công việc kỹ thuật thuần túy. Phần còn lại chủ yếu là làm việc với người, và đó là lý do nhiều người giỏi Excel vẫn không trụ được ở vị trí này.
Lưu ý trước khi vào nghề
– Dự báo bị chỉnh tay quá nhiều theo cảm tính của phòng kinh doanh thường tệ hơn dự báo thống kê thuần túy, nên mọi lần chỉnh đều cần ghi rõ lý do.
– Dữ liệu bán hàng trong kỳ bị đứt hàng phản ánh lượng bán được chứ không phản ánh nhu cầu thật, nếu lấy nguyên số đó làm cơ sở thì sai số sẽ lặp lại ở kỳ sau.
– Ở doanh nghiệp chưa có chu trình S&OP rõ ràng, người hoạch định nhu cầu dễ bị biến thành người làm báo cáo thay vì người ra quyết định.
3. Ba thước đo quyết định người làm nghề này được đánh giá thế nào
1. Sai số dự báo MAPE
MAPE (Mean Absolute Percentage Error) là sai số phần trăm tuyệt đối trung bình, tính bằng chênh lệch giữa dự báo và thực tế chia cho thực tế, lấy trị tuyệt đối rồi bình quân qua nhiều mã hàng và nhiều kỳ. Đây là chỉ số phổ biến nhất trong các bản mô tả công việc demand planning.
Nếu đang cân nhắc một hướng đi gần với công việc này, bài Supply Chain là gì? Có gì khác so với Logistics? sẽ cho bạn thêm góc so sánh.
Điều ít được nói rõ là MAPE không có ngưỡng chuẩn chung. Hàng tiêu dùng nhanh bán đều quanh năm có thể đạt sai số thấp, còn hàng thời vụ hoặc hàng mới ra mắt thì sai số cao là bình thường. Người phỏng vấn giỏi không hỏi “MAPE của bạn là bao nhiêu” mà hỏi “bạn tính ở cấp mã hàng hay cấp nhóm hàng, theo tuần hay theo tháng”, vì gộp càng rộng thì con số càng đẹp.
2. Tồn kho an toàn
Tồn kho an toàn (safety stock) là lượng hàng giữ thêm để hấp thụ phần nhu cầu vượt dự báo và phần thời gian giao hàng bị trễ. Mức này phụ thuộc vào độ dao động của nhu cầu, độ dao động của thời gian đặt hàng và mức phục vụ doanh nghiệp muốn đạt.
Đây chính là nơi mâu thuẫn ở đầu bài được quy ra tiền. Nâng mức phục vụ mục tiêu lên vài phần trăm cuối cùng thường khiến tồn kho an toàn tăng rất nhanh, và người hoạch định nhu cầu phải trình bày đánh đổi đó bằng con số thay vì cảm nhận.
3. Hiệu ứng bullwhip
Hiệu ứng bullwhip (bullwhip effect, hiệu ứng roi da) mô tả hiện tượng một dao động nhỏ ở nhu cầu người tiêu dùng bị khuếch đại dần khi đi ngược lên nhà phân phối, nhà máy rồi nhà cung cấp nguyên liệu. Đây là kiến thức nền của ngành chuỗi cung ứng.
Nguyên nhân quen thuộc là mỗi mắt xích tự cộng thêm một phần đệm cho chắc ăn, cộng với thói quen đặt hàng gom lô lớn và các đợt khuyến mãi làm méo tín hiệu nhu cầu. Người làm nghề giảm hiệu ứng này bằng cách rút ngắn chu kỳ cập nhật dự báo, chia sẻ số liệu bán ra thực tế với nhà cung cấp thay vì chỉ gửi đơn đặt hàng, và tách rõ phần nhu cầu do khuyến mãi tạo ra.
4. Kỹ năng lõi: một nửa là dữ liệu, một nửa là thuyết phục
Yêu cầu công cụ cho vị trí này khá cụ thể và có thể tự luyện. Excel nâng cao là bắt buộc, ở mức thành thạo PivotTable, hàm tra cứu, Power Query để ghép nhiều nguồn dữ liệu và các hàm thống kê cơ bản. SQL mức truy vấn cũng ngày càng phổ biến vì dữ liệu bán hàng thường nằm trong kho dữ liệu chứ không nằm trong file rời.
– Người làm nghề cần đọc được dữ liệu bán hàng theo mùa vụ, tức nhận ra đâu là chu kỳ lặp lại hằng năm và đâu là biến động nhất thời do một chương trình khuyến mãi.
– Người làm nghề cần hiểu cấu trúc dữ liệu chủ về sản phẩm và khách hàng, vì mã hàng đặt sai nhóm sẽ kéo theo dự báo sai hàng loạt.
– Người làm nghề cần trình bày được một đề xuất bằng ba con số trong vòng hai phút, vì cuộc họp điều hành hiếm khi cho nhiều thời gian hơn thế.
Ba nhóm kỹ năng trên đều học được, nhưng phần khó nhất nằm ở chỗ khác. Trong cuộc họp nhu cầu, giám đốc kinh doanh có động lực đẩy dự báo lên để nhà máy luôn có hàng cho mình, còn tài chính có động lực kéo xuống để giảm vốn nằm trong kho. Người hoạch định nhu cầu phải giữ con số của mình bằng dữ liệu lịch sử và bằng cách chỉ ra hậu quả của mỗi lựa chọn, chứ không bằng thâm niên. Ai ngại va chạm sẽ dần thành người ghi biên bản cho quyết định của người khác.
5. Vào nghề từ đâu và đi tiếp tới đâu
Rất ít người bắt đầu sự nghiệp ngay ở vị trí này. Con đường phổ biến nhất là đi lên từ nhân viên kế hoạch sản xuất, nhân viên mua hàng hoặc nhân viên phân tích bán hàng, vì cả ba đều đã quen với dữ liệu mã hàng và nhịp làm việc của nhà máy. Người từ bộ phận kinh doanh chuyển sang có lợi thế riêng là hiểu vì sao con số của phòng kinh doanh hay bị thổi lên.
Về đào tạo trong nước, các chương trình logistics và quản lý chuỗi cung ứng đã có ở nhiều trường như Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Ngoại thương hay Trường Đại học Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh. Về chứng chỉ quốc tế, hai chứng chỉ được nhắc nhiều nhất là CPIM (Certified in Planning and Inventory Management) và CSCP (Certified Supply Chain Professional) do Hiệp hội Quản lý Chuỗi cung ứng ASCM cấp, tổ chức trước đây mang tên APICS. Riêng mảng dự báo có chứng chỉ CPF (Certified Professional Forecaster) của Viện Dự báo Kinh doanh IBF, ít phổ biến tại Việt Nam hơn nhưng đúng trọng tâm nghề.
Lý do ngành hàng tiêu dùng nhanh và bán lẻ tuyển vị trí này nhiều nhất khá dễ hiểu: số mã hàng lớn, vòng đời sản phẩm ngắn, khuyến mãi liên tục và hạn sử dụng ngắn khiến sai một tháng là thấy hậu quả ngay. Ngành dược phẩm, điện tử và thời trang cũng có nhu cầu tương tự vì mùa vụ. Về nhu cầu tuyển dụng, chuyên mục việc làm vận chuyển / giao thông / kho bãi trên CareerLink hiện có 998 tin việc làm vận chuyển / giao thông / kho bãi, lương 7-30 triệu tùy vị trí, quy mô doanh nghiệp và số năm kinh nghiệm. Đây là dải tham khảo cho cả nhóm ngành, còn mức thực nhận cho riêng vị trí hoạch định nhu cầu vẫn phụ thuộc vào năng lực xử lý dữ liệu, quy mô doanh nghiệp, ngành hàng và thời điểm tuyển dụng, không có mức cố định.
Lộ trình đi tiếp thường theo hai nhánh: nhánh chuyên môn dẫn tới trưởng bộ phận hoạch định nhu cầu rồi quản lý hoạch định chuỗi cung ứng cho nhiều nhóm ngành hàng, nhánh còn lại rẽ sang phân tích chuỗi cung ứng hoặc quản lý S&OP cấp vùng, nơi công việc thiên về thiết kế quy trình hơn là tự tay chạy dự báo.
Lời khuyên cho người muốn thử sức
– Hãy tự dựng một bộ dữ liệu bán hàng hai năm và tập tính sai số theo tháng, vì hiểu cách đo cái sai quan trọng hơn biết tên mô hình dự báo.
– Khi phỏng vấn, hãy hỏi doanh nghiệp có chu trình S&OP hằng tháng không và ai chốt dự báo cuối cùng, câu trả lời cho biết vị trí này có thực quyền hay không.
– Hãy tập trình bày đánh đổi bằng cách nói rõ phương án A tốn bao nhiêu tồn kho, phương án B mất bao nhiêu đơn hàng, rồi để người có thẩm quyền chọn.
6. Câu hỏi thường gặp
1. Chuyên viên hoạch định nhu cầu khác gì nhân viên kế hoạch sản xuất?
Người hoạch định nhu cầu trả lời câu hỏi thị trường cần bao nhiêu, còn người lập kế hoạch sản xuất trả lời làm ra lượng đó bằng cách nào với máy móc và nguyên liệu đang có. Ở doanh nghiệp nhỏ, một người có thể kiêm cả hai vai; ở doanh nghiệp lớn, hai vai tách riêng và gặp nhau trong họp cung ứng.
2. Không học ngành logistics thì có làm được nghề này không?
Có, và trên thực tế nhiều người vào nghề từ ngành kinh tế, thống kê, toán ứng dụng hoặc quản trị kinh doanh. Điều nhà tuyển dụng nhìn nhiều hơn là khả năng xử lý dữ liệu, hiểu vận hành của một ngành hàng cụ thể và giữ được lập luận trong các cuộc họp có nhiều bên xung đột lợi ích.
3. Phần mềm nào cần biết trước khi ứng tuyển?
Excel nâng cao vẫn là yêu cầu xuất hiện nhiều nhất, kèm SQL cơ bản. Các phân hệ hoạch định trong hệ thống ERP hoặc phần mềm dự báo chuyên dụng thường được đào tạo lại sau khi vào làm, nên đừng xem đó là rào cản ứng tuyển.
Nghề này không phải dự đoán tương lai thật chuẩn, mà là quản lý sai số và làm rõ cái giá của mỗi lựa chọn cho người ra quyết định. Người trụ được ở vị trí chuyên viên hoạch định nhu cầu demand planning thường vừa chịu ngồi với dữ liệu vừa dám bảo vệ con số của mình trong phòng họp. Nếu vế thứ hai hấp dẫn bạn hơn vế thứ nhất, đây là hướng đáng cân nhắc.
Nội dung trong bài mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn chuyên môn; mức thu nhập và cơ hội nghề nghiệp thay đổi theo năng lực, kinh nghiệm và thời điểm tuyển dụng.
Minh An